Que atire a primeira pedra quem nunca entrou em uma reunião completamente perdido. Sem saber o propósito do encontro, seus objetivos, o que seria discutido e até mesmo quem seriam os outros participantes. Por mais que não seja a ideal, essa situação é bastante comum no mundo corporativo, e pode ser evitada se você souber como fazer pauta de reunião.
Dessa maneira, você conseguirá transformar a experiência da reunião e tornar todo o trabalho mais produtivo. Com todos os integrantes cientes do propósito da reunião e de suas respectivas tarefas e responsabilidades, fica mais fácil otimizar o tempo e deixar o encontro mais objetivo e proveitoso, deixando todos felizes.
Então, se você quer descobrir o que é uma pauta e como elaborá-la da melhor maneira possível, continue lendo o texto para entender cada detalhe.
O que é uma pauta?
A pauta de uma reunião nada mais é do que um documento para nortear os participantes do evento. Seu objetivo é concentrar todas as principais informações sobre a reunião, como seu propósito, duração, principal foco, temas a serem discutidos, decisões que precisam ser tomadas e como se preparar para o momento.
Ela deverá ser enviada até uma hora antes da reunião. Dessa forma, todos os envolvidos saberão o que esperar e como se planejar para contribuir com o encontro. Isso reduz as chances de convidados “confusos” e minutos perdidos ao explicar exatamente o objetivo da reunião.
No geral, as pautas são enviadas por e-mail, ou adicionadas ao corpo do invite da reunião, e podem ter modelos diversos. O ideal é que elas se adaptem a cada empresa, setor e encontro em si, porém, há algumas melhores práticas que devem ser seguidas em todos os casos, para garantir o máximo aproveitamento deste documento.
Abaixo, listamos o passo a passo de como construir uma boa pauta, e também incluímos um modelo para te inspirar. Confira tudo e fique pronto para enviar as próximas pautas em seu trabalho.
Como fazer pauta de reunião em 6 passos
1 – Adicione um título e as informações básicas da reunião
O primeiro passo é criar um título prático e adicionar as informações básicas para a reunião. Elas podem incluir todos os participantes, a data, o horário e o local em que ela acontecerá, inclusive se for uma videoconferência ou reunião por telefone.
2 – Inclua os objetivos do encontro
Depois, adicione os objetivos para aquela reunião. Você não precisa de mais do que algumas linhas para isso, contudo, não negligencie essa parte. Ao incluir o propósito do encontro e o que será preciso definir durante o momento, você ajuda a situar todos os participantes e a garantir que todos estejam alinhados e focados ao longo da reunião.
3 – Faça uma lista com todos os tópicos a serem debatidos, em ordem
Em seguida, estruture uma lista com todos os tópicos que serão abordados ao longo da reunião. O ideal é que eles apareçam em ordem, para que a própria pauta possa guiar o encontro no momento certo, adicionando organização e produtividade.
4 – Inclua os responsáveis por cada item
Em cada um dos tópicos, vale a pena adicionar os participantes que serão responsáveis por eles. Seja para apresentar um ponto, sugerir questões, liderar a discussão ou ser o colaborador designado a cuidar do tópico no pós-reunião, dar esse direcionamento é fundamental para que tudo funcione bem antes, durante e depois do momento.
5 – Defina qual será o tempo médio para cada um dos tópicos
Ainda na lista, pode fazer sentido adicionar qual será o tempo médio dedicado a cada um dos tópicos.
Em equipes que já estão bem acostumadas com reuniões, nem sempre isso será necessário. Contudo, em tópicos que podem se estender, encontros mais longos e com temas complexos, incluir o tempo pode te ajudar a manter tudo organizado e dentro do horário.
6 – Deixe um tempo para dúvidas e outros assuntos que surgirem
Para finalizar, inclua um tempo final para que todos possam tirar dúvidas, falar de algum assunto que surgir durante a reunião ou alinhar próximos passos que ficaram em aberto.
Exemplo de pauta de reunião para se inspirar
Se você ainda tem dúvidas sobre o modelo de pauta e como estruturar os pontos acima, não fique apreensivo! Abaixo, montamos um exemplo de pauta para te inspirar, lembrando que ele é apenas um modelo, e deve ser adaptado para a sua realidade em cada uma das pautas que desenvolver.
Reunião de alinhamento – Empresa x Consultoria – Projeto Glass
Data: 10/06/2024
Horário: 14h – 15h BRT
Local: Link para videoconferência
Participantes: Joana, Marlene, Helena, Úrsula, Fernanda, Venâncio
- Status do projeto Glass (5 minutos)
- Atualização por Marlene
- Próximos passos (45 minutos)
- Aprovação dos materiais de comunicação (10 minutos)
- Feedback por Joana, Marlene e Helena
- Comentários de próximos passos por Úrsula, Fernanda e Venâncio
- Aprovação dos materiais de comunicação (10 minutos)
- Definição da estratégia de divulgação (25 minutos)
- Apresentação de estratégia por Fernanda
- Comentários por Joana, Marlene e Helena
- Definição de prazo para apresentação da estratégia final
- Alinhamento de divulgação publicitária (10 minutos)
- Apresentação por Úrsula
- Comentários por Marlene
- Definição de prazo para apresentação final
3. Alinhamentos finais (10 minutos)
Objetivo da reunião: Alinhar os próximos passos do Projeto Glass entre a equipe interna e a equipe da consultoria de comunicação, definindo a timeline das próximas ações e os responsáveis por cada uma delas.
Já sabe como fazer pauta de reunião? Então chegou a hora de pensar em outras formas de alavancar a sua carreira. Fazendo uma pós-graduação EAD Pitágoras você terá a chance de mergulhar em um assunto do seu interesse, se atualizar na sua área e ainda receber o título de especialista por isso. Então, o que está esperando para se inscrever?
