O mundo corporativo conta com uma série de expressões em inglês, não é mesmo? Muitas vezes, termos comuns não são traduzidos para o português, o que gera certas confusões e dúvidas em empresas brasileiras. Por exemplo, talvez você já tenha se perguntado o que é invite de reunião, não é mesmo?
O termo é bastante popular em profissões que demandam muitas reuniões e, desde que as conferências por vídeo se tornaram frequentes, ele se estabeleceu por completo nas companhias. Porém, o que será que a palavra “invite” significa? Por não estar em português, ela pode deixar muitos colaboradores sem entender o seu sentido.
Por conta disso, preparamos esse artigo para te explicar tudo. Abaixo, você vai descobrir a tradução e o significado de “invite”, além de encontrar algumas dicas valiosas para reuniões corporativas. Está pronto para aprender?
O que é invite de reunião?
Sem mais delongas, o invite de uma reunião é simplesmente o convite para o encontro. Ele é enviado para bloquear as agendas dos convidados e marcar o compromisso no calendário, garantindo que ele não será esquecido.
Sendo assim, ele é uma parte fundamental do dia a dia dos calls corporativos, definindo quem deverá participar, o tema da reunião, o dia, horário e todos os outros detalhes que vão garantir um encontro de sucesso.
Para isso, é essencial que você tome alguns cuidados e inclua algumas informações nos invites. Afinal de contas, uma reunião alinhada, sem atrasos e tempo perdido otimiza o expediente e deixa todos os envolvidos felizes, não é mesmo?
Por isso, abaixo você vai encontrar uma série de dicas para te ajudar a garantir o envio dos convites e o segmento das reuniões com tranquilidade, eficiência e profissionalismo.
6 dicas para seus convites e reuniões
1 – Dê um nome curto e direto ao convite
Um dos pontos mais importantes para um invite é o seu título. Assim como os assuntos de e-mails, os títulos dos convites para reuniões são cruciais para que o encontro dê certo. Dessa maneira, os convidados saberão exatamente o teor da conversa, e poderão se preparar da maneira adequada.
Sendo assim, foque em criar um nome curto e direto para o convite, mas sem ser genérico demais.
2 – Adicione o contexto do call no invite
Depois de adicionar o título e as informações básicas, como data, horário e formato da reunião, chegou a hora de preencher o corpo do convite. Ou seja, incluir o contexto da reunião.
Em poucas linhas, deixe claro qual será o assunto da conversa, adicionando mais detalhes do que no título e incluindo tudo o que será fundamental para que os convidados não tenham dúvidas.
3 – Liste o que cada um dos convidados precisa fazer antes do encontro
Em seguida, inclua o chamado pré-work. Ele é uma lista de atividades necessárias para a preparação para a reunião, e nem todos os calls vão precisar dessa lista. Contudo, se ela for requisitada, inclua materiais que devem ser lidos antes da reunião, questões que precisam ser levantadas, pontos críticos, e muito mais.
Aqui, vale a pena individualizar cada uma das tarefas, deixando claro qual convidado estará responsável por cada um dos pontos.
4 – Revise e confirme quem participará da reunião
Falando em convidados, incluir o e-mail de cada um deles pode parecer banal, mas é um momento que exige bastante atenção. Confirme quem precisará entrar na reunião, garantindo que somente as pessoas necessárias estarão no convite, e não se esqueça de revisar os endereços de e-mails.
Tome cuidado com nomes parecidos e com endereços de e-mail de fora da empresa. Esse tipo de gafe é evitável, e vale a pena perder alguns minutos na revisão para garantir que tudo corra conforme o esperado.
5 – No call, preste atenção aos horários
Quando o dia da reunião finalmente chegar, abra a sala, esteja presente ou faça as ligações necessárias no horário certo. Assim, você aumenta as chances de conseguir respeitar o tempo agendado, algo crucial no mundo corporativo.
As pessoas têm agendas atribuladas e precisam que os horários sejam respeitados.
6 – Para finalizar, faça uma ata e divida com os convidados
Por fim, sempre é bastante interessante listar o que foi decidido durante a reunião e todos os pontos acordados. Assim, você elabora uma ata completa, que será enviada a todos os convidados, com as decisões que foram tomadas e os próximos passos.
Aqui, caso haja ações a serem tomadas após a reunião, é fundamental que você deixe todas elas em destaque, enfatizando os responsáveis pelas tarefas, seu contexto e datas de entrega.
Agora que você já sabe o que é invite de reunião e teve acesso às melhores dicas para conduzir reuniões de sucesso, que tal investir na sua carreira? Com a pós Anhanguera você terá a oportunidade única de se tornar um profissional especialista, chamando a atenção do mercado de trabalho como nunca antes. Escolha a sua pós-graduação e inscreva-se agora!
