Reuniões são fundamentais, seja para quem vai apresentar, seja para quem vai participar ou quem somente vai ouvir. Porém, para aquele que irá conduzir a reunião, é necessária uma preparação maior e diferenciada das preparações dos outros participantes. Confira agora 7 dicas de como conduzir uma reunião.
Como conduzir uma reunião
1 – Preparando-se para o momento
Para conduzir uma reunião com sucesso, você precisa se preparar bem para o momento, como já dito anteriormente. O primeiro passo é estabelecer o tema principal da reunião e ter esse tema como um guia, para que o encontro seja objetivo e muito bem organizado.
Crie um roteiro, mental ou ilustrado, em uma apresentação visual, de o que pretende falar, com os pontos principais, que não podem ficar de fora da conversa. Revise e treine seus discursos, com o propósito de se familiarizar com o que irá falar no momento da reunião.
2 – Escolhe o melhor momento e local possível
Quando se é o condutor de uma reunião, é importante ter consciência de que pequenos detalhes, como o momento e local, podem fazer toda a diferença, impactando diretamente no seu encontro.
É melhor realizar sua reunião em uma semana tranquila, com menos demandas importantes, para que encontre em sua sala uma equipe descansada e pronta para ouvir atentamente o que tem a dizer. O horário da reunião – no início ou no fim do expediente – também pode ser analisado de maneira estratégica.
Sobre o local, escolha um ambiente tranquilo e livre de situações – sonoras ou visuais – que possam distrair os participantes.
3 – Dicas para a reunião
O condutor de uma reunião acaba se tornando o líder do momento. Só por isso, é importante que você seja o melhor exemplo possível.
Seja pontual, evitando ao máximo atraso. Além de demonstrar seu profissionalismo, a pontualidade demonstra respeito aos integrantes da reunião.
Dê espaço para que os outros envolvidos expressem dúvidas, expressem preocupações e compartilhem insights. Nesse momento, lembre-se de prestar atenção à fala da pessoa, fazendo perguntas ao final das considerações e evitando interromper raciocínios.
Como responsável pela condução da conversa, mantenha o controle do tempo. Evite com que temas irrelevantes tomem proporções grandes e tenha seu roteiro como seu aliado. Direcione em caso de dispersões.
4 – Utilize recursos visuais, prezando pela criatividade
É interessante preparar e exibir recursos visuais que complementem a sua apresentação. Gráficos, slides e documentos visuais são os recursos mais usados, porém, além desses, você pode ir pelo caminho mais criativo.
Atualmente podemos contar com uma infinidade de recursos, como quadro brancos, flipcharts, desenhos, mapas mentais, vídeos, questionários, jogos interativos, entre outros.
Além de ajudar na compreensão de um assunto, esses recursos podem manter maior concentração dos participantes, e tornar a reunião mais interativa, dinâmica e marcante.
5 – Crie momentos de reflexão
Uma estratégia utilizada por muitos condutores de reuniões é a criação de momentos de reflexão. Afinal, uma boa reunião não se caracteriza apenas pelo compartilhamento de informações, mas também pelo estímulo de um pensamento crítico.
Uma maneira de criar esses momentos é fazendo perguntas importantes. Como condutor da reunião, é comum que esteja fornecendo respostas durante uma boa parte da conversa. Porém, tente inverter os papéis e fazer perguntas incentivadoras, para que os outros possam compartilhar suas próprias ideias ou ainda refletir sobre a questão feita.
Você também pode ainda fazer com que os participantes questionem suas próprias conclusões, ou as conclusões da equipe, para que reflitam sobre ainda mais sobre o assunto.
Valorize todas as vezes em que alguém fornecer sua perspectiva, ainda que divergente da sua, com o propósito de encorajar participação e reflexão de outros participantes.
Por fim, dê um tempo para que todos possam refletir individualmente sobre as questões abordadas. Um bom momento para introduzir esse tempo é antes de uma discussão em grupo, para que todos cheguem com uma ideia mais formada e amadurecida.
6 – Encerre de maneira memorável
Para finalizar sua reunião com chave de ouro, tente encerrar de uma maneira memorável, reforçando a grandiosidade e importância do momento. Veja algumas maneiras de fazer isso:
- Compartilhe um resumo dos principais pontos discutidos na reunião, destacando os pontos que foram acordados;
- Lembre-se de agradecer a participação de todos;
- Descreva claramente quais são os próximos passos que pretendem tomar após a reunião;
- Tenha uma frase positiva e motivadora, ou uma história de sucesso, para inspirar um pouco de motivação. Em alguns casos, uma espécie de slogan, frase específica ou lema pode ser expressado ao fim de todas as reuniões, criando assim um hábito;
- Conclua fazendo um convite, para que todos compartilhem seus feedbacks e tirem suas dúvidas sobre assuntos discutidos durante a reunião.
7 – Pós-reunião
Com a reunião finalizada, reflita sobre o que funcionou bem e o que poderia ser melhorado em próximos encontros. Nesse momento, os feedbacks oferecidos pelos outros participantes podem se tornar um insight valioso.
Você também pode enviar um resumo por e-mail, para que todos se recordem do que foi dito durante a conversa.
Agora que você sabe como conduzir uma reunião, com dicas desde de como se preparar antes do encontro, até a pós-conversa, saiba mais sobre pós-graduação EAD 4 meses!
