Fazer a gestão de projetos complexos envolve várias áreas da empresa e profissionais capacitados para desenvolver um planejamento estratégico capaz de suprir as necessidades dessa gestão. Além disso, quando se trata de uma ação robusta, o trabalho em equipe e a organização são imprescindíveis para o controle das etapas e o alinhamento dos processos.
Por isso, o “start” de um projeto não é quando ele começa a ser executado, e sim bem antes, com a definição de estratégias, criação de time e montagem de cronograma, entre outras coisas.
O que é um projeto complexo?
Uma mesma empresa pode estar envolvida em diversos projetos, mas como definir os que são complexos? Em geral, essa caracterização se dá de acordo com o nível de dificuldade, volume, tempo ou objetivo.
A construção de uma nova filial, a mudança de sistema operacional ou o lançamento de um produto em larga escala são exemplos de projetos complexos. Entenda as principais características:
Alta incerteza: mesmo com um bom planejamento, esse tipo de projeto é mais incerto, pois pode sofrer diversas influências externas. Além disso, alguns resultados são difíceis de prever, e decisões devem ser tomadas ao longo da execução que podem mudar o rumo das coisas.
Envolvimento das equipes: também por conta de seu caráter expansivo, é comum que esse tipo de projeto conte com mais de uma equipe, ou representantes de diferentes áreas da empresa. O que significa que mais pessoas estão envolvidas, incluindo os líderes dos setores.
Alto risco: esse tipo de projeto ainda oferece alto risco, podendo gerar problemas financeiros caso não alcance os resultados almejados.
Como fazer a gestão de projetos complexos?
Esse tipo de ação costuma envolver diversas etapas e, para que cada uma seja cumprida da maneira esperada, é preciso ter profissionais preparados para assumir essa gestão. Em geral, existe um responsável principal, cuja atuação é estratégica e de supervisão.
A partir dessa figura central, outros líderes surgem, atuando em etapas ou equipes diferentes relacionadas ao projeto. Essas pessoas, em conjunto com os principais gestores da empresa, como CEO, vão traçar os objetivos estratégicos da ação, além de definir os recursos necessários para a execução.
A partir daí, o planejamento é feito pelo gestor, e pode ser que as principais lideranças não estejam diretamente envolvidas. Cabe a ele definir cronogramas e estipular prazos, além de desdobrar o objetivo em metas.
Seu papel também é supervisionar a realização das atividades, monitorando para verificar se o trabalho está dentro do planejado, e agindo caso haja imprevistos.
Já os líderes dos setores, ou gerentes do projeto estarão mais próximos do dia a dia dos colaboradores, acompanhando a realização de tarefas e gerenciando imprevistos dentro do seu time.
Ações que podem ajudar na gestão de projetos complexos
Ficou claro que realizar um projetos de alta complexidade exige um time e muito planejamento antes de começar a execução. Por isso, a empresa deve trabalhar aspectos de sua cultura organizacional que facilitem esse processo, além de incentivar ações que ajudem na gestão. Veja o que pode ser feito para viabilizar grandes projetos:
Fortalecer o trabalho em equipe
Seja um grupo escolhido para tal projeto, ou entre os departamentos de forma geral, uma ação só terá os resultados esperados se as pessoas souberem colaborar. O trabalho em equipe envolve boa comunicação, clareza da função de cada um e valorização das pessoas.
Adotar uma metodologia de gestão
Existem diversas metodologias e ferramentas que ajudam a gerir um projeto, e isso é necessário para ter um controle maior, bem como visibilidade do que está sendo feito. O ideal é que todos tenham o mesmo acesso à ferramenta, pois além de permitir que incluam suas atualizações, oferece um senso mais amplo do escopo, e pode até aumentar o engajamento das equipes.
Priorizar a organização
Um planejamento só dará certo se tiver uma organização no que se refere às etapas, prazos e atribuições de cada um. Por isso, além das ferramentas adequadas, é importante estimular os líderes e as equipes a serem organizados com e-mails e arquivos digitais, consultando datas e fazendo o próprio planejamento para serem capazes de cumprir com suas obrigações.
Saber priorizar
Quando algo inesperado acontece, é preciso tomar decisões de forma rápida e eficiente. Com isso, pode ser necessário escolher atividades, recursos ou etapas que devem ser priorizadas.
Os líderes precisam desenvolver uma visão analítica que permita que essa decisão seja eficiente, levando em conta as consequências de cada escolha, possíveis cenários e o que é mais importante.
Promover melhoria contínua
Como falamos, uma das características desse tipo de projeto é a duração, que costuma ser maior e pode durar um ano ou mais. Com isso, é possível que etapas precisem ser ajustadas durante a execução, o que oferece uma oportunidade de seguir melhorando processos e aperfeiçoando a execução. Erros também são oportunidades para aprender e ser responsável pela gestão de projetos complexos exige que o profissional siga disposto a descobrir novas soluções. Invista em um curso de MBA online e prepare-se para assumir novos desafios na carreira.
