É normal encontrar a caixa de e-mail lotada ao voltar de férias, ou até mesmo após o fim de semana ou um feriado prolongado. Aquele número acumulado no canto da tela pode ser um pouco assustador e até estressante para alguns, mas entre spams, mensagens automáticas, propagadas e pessoas que trabalham em outros fusos horários, é difícil hoje não encontrar novas mensagens ao abrir o computador pela manhã.
Alguns preferem logo resolver tudo, outros mantém os e-mails como não-lidos como lembretes de que precisam de dedicação, mas há ainda um grupo que acaba acumulando as mensagens recebidas, que logo saem do controle.
Não é exagero dizer que algumas pessoas acumulam três ou quatro dígitos de mensagens na caixa de entrada e uma hora vem aquele problema: caixa de e-mail lotada. Claro que uma opção pode ser mudar o plano de armazenamento e aumentar o espaço, mas sabemos que isso não vai realmente resolver as coisas, não é mesmo?
O que fazer quando a caixa de e-mail está cheia?
Você pode evitar esse momento por dias, semanas, meses, mas ele aconteceu: com a caixa lotada, você não consegue enviar nem receber novas mensagens, e vai precisar deletar alguns correios para que as coisas funcionem.
Bem, essa pode ser a hora de finalmente fazer aquela tarefa que está adiando a tanto tempo: fazer uma limpa no seu e-mail.
Alguns profissionais têm mais dificuldade em se organizar, especialmente quando se trata de arquivos digitais, mas sabemos que também é provável que essas mensagens se acumulem simplesmente por que os dias são atarefados e outros compromissos parecem mais importantes e urgentes.
Essa explicação é aceitável, mas é preciso entender que, se um tempo mínimo não for dedicado à administração da caixa de mensagens diariamente, então o tempo necessário para fazer uma grande limpa será ainda maior.
Mas está tudo bem, estamos aqui para pensar em soluções, então confira nosso passo a passo para se livrar de vez dos e-mails acumulados.
1 – Separe um tempo na agenda
Assim como precisamos dedicar um tempo para fazer a faxina de casa, será necessário ocupar uma parte do dia para fazer a limpeza das mensagens. Se for necessário, bloqueie a agenda por duas horas para se dedicar exclusivamente a isso.
2 – Comece pelo final
É possível que, ao chegar os primeiros e-mails na caixa de entrada, descubra duas possibilidades: mensagens super importantes, como documentos, contratos ou outras informações essenciais, e e-mails completamente desnecessários.
No primeiro caso, a mensagem vai receber a destinação correta, em uma pasta adequada dentro do e-mail, mas vamos falar sobre isso em detalhes mais abaixo. O segundo e-mail será deletado sem dó.
3 – Tudo para o lixo
Quem trabalha com comunicação ou qualquer segmento onde tenha um e-mail público pode sofrer com a imensa quantidade de mensagens irrelevantes recebidas. Delete tudo. Todas as plataformas de correio eletrônico possuem algum botão ou configuração que permite selecionar todos os e-mails de uma só vez.
Com essa configuração ativada, delete todos de uma vez, ou então faça uma última revisão para se certificar que alguma mensagem importante ficou misturada com o lixo eletrônico.
4 – Se descadastre
Ao fazer compras, baixar arquivos, acessar formulários ou por diversos motivos, adicionamos nosso endereço de e-mail em páginas da web. O resultado é que essas empresas mantêm o contato no registro e enviam todo tipo de comunicação. Faça um processo de se descadastrar desses recebimentos que não considerar importante.
Isso pode ser feito manualmente ou através de plataformas que ajudam a visualizar esses cadastros e fazer o descadastramento automático.
Como organizar a caixa de e-mail
Ufa, deu trabalho, mas você finalmente conseguiu fazer uma boa limpa e manter na caixa de e-mail somente o que é realmente importante. Agora, vem a segunda etapa. Para evitar que as mensagens se acumulem novamente e o processo siga o mesmo, é preciso organizar o e-mail.
É importante ver a plataforma de mensagens como uma espécie de arquivo digital. Lá é possível armazenar informações importantes, conversas com conteúdo relevante e registros que precisam ser consultados regularmente. Mas isso não significa que tudo deve ficar solto na caixa de entrada. Veja como organizar de maneira adequada:
1 – Crie pastas específicas
Se tiver um e-mail que usa para vida pessoal e trabalho, deixe os dois segmentos bem separados. E dentro de cada segmento, podem haver subdivisões: financeiro, viagens, entregas, redes sociais, etc.
A forma que isso será organizado é pessoal e depende das prioridades de cada um. No caso daqueles e-mails importantes que citamos acima, podem ficar em uma pasta dedicada a “documentos” ou só nomeada como “importante”.
2 – Use as pastas
Parece óbvio, mas o sistema só funcionará se for utilizado habitualmente. Portanto, cheque os e-mails ao menos uma vez por dia e encaminhe as mensagens para a pasta adequada.
Caso receba uma mensagem que está em andamento e precisa ficar visível na caixa de entrada, desdobre-a em tarefas e adicione a sua agenda, “to-do list”, planner ou qualquer sistema de organização que utilize.
3 – Dê o destino correto
Recebeu um e-mail que não interessa? Delete-o imediatamente. Recebeu uma confirmação de pagamento? Encaminhe na hora para a pasta certa. Criar o hábito de dar o destino correto para as mensagens ajudará a manter a caixa de entrada sempre em ordem.
Ter uma boa organização é importante não só para os e-mails e a vida profissional, mas para todos os aspectos. É só através de um bom planejamento e controle que se pode, por exemplo, aliar o trabalho e os estudos.
Quem busca o desenvolvimento profissional e quer fazer uma pós ao vivo precisa se livrar da caixa de e-mail lotada, para abrir espaço para informações importantes sobre o curso e receber mensagens de colegas, tutores e, claro, de trabalho.
