A maioria dos profissionais que já ficou em dúvida sobre como estruturar um comunicado interno para a empresa deve ter desejado conhecer algumas dicas de como escrever um e-mail no trabalho.
Afinal, o e-mail é uma das formas de comunicação mais utilizadas dentro e fora das empresas e, devido à sua velocidade e eficiência, é difícil encontrar alguém que não o utilize diariamente, independentemente de sua função ou setor.
Entretanto, apesar de parecer fácil, saber como organizar um e-mail corporativo com todos seus componentes e manter o profissionalismo durante sua elaboração nem sempre é uma tarefa tão simples.
Por isso, separamos essas 6 dicas de como escrever um e-mail eficiente no trabalho e auxiliar os profissionais a redigirem uma mensagem concisa, clara e objetiva para seus colegas, supervisores e clientes.
Confira!
O que é etiqueta de e-mail?
A etiqueta de e-mail refere-se a como um profissional deve se comportar ao enviar ou responder e-mails.
As expectativas variam dependendo da organização e do destinatário, mas existem algumas regras gerais na hora de redigir e-mails eficientes que se aplicam, principalmente, no ambiente de trabalho.
6 dicas de como escrever um e-mail eficiente e profissional
A comunicação através de e-mails tem sido o principal meio de troca de informações sobre reuniões, projetos e avisos relacionados à rotina de trabalho.
Com o aumento da digitalização empresarial, o e-mail tornou-se ainda mais difundido entre os colaboradores, além de transformar-se em uma ferramenta fundamental para manterem-se informados e atualizados.
Entretanto, e-mails eficazes, além de compartilhar informações de forma clara e concisa, economizam tempo e esforço, tanto para o leitor quanto para o destinatário – o que nem sempre acontece na maioria dos comunicados corporativos.
Por isso, confira agora essas 6 dicas de como escrever um e-mail eficiente e persuasivo.
1 – Inclua um assunto claro e objetivo
Uma das principais dicas de como escrever um e-mail eficiente é incluir um assunto claro e objetivo durante o preenchimento do cabeçalho.
Uma linha de assunto bem redigida significa que o destinatário será capaz de identificar instantaneamente sobre o que é o e-mail e priorizá-lo de acordo com suas necessidades.
Bons exemplos de uma linha de assunto bem elaborada incluem:
- “Reagendando a reunião de hoje”;
- “Pergunta sobre sua apresentação”;
- “Reavaliação da proposta do dia 05/02”.
2 – Comece com as saudações profissionais
Iniciar o e-mail através de saudações profissionais também é uma das principais dicas de como escrever um e-mail eficiente.
Se o receptor do e-mail for conhecido, é fundamental acrescentar seu nome na saudação do e-mail.
Caso contrário, apenas o pronome de tratamento escolhido já basta.
3 – Escreva o corpo do e-mail
Esta seção contém as principais informações do e-mail, assim como seu intuito e objetivo.
É importante elaborar uma mensagem detalhada, mas sucinta, que deixe clara a intenção do remetente e leve em consideração o tempo que o destinatário terá que dispor para lê-lo.
Um bom exemplo de um corpo de e-mail bem elaborado é o seguinte:
“Este e-mail é uma referência à minha candidatura ao cargo de Gerente de Marketing na empresa XYZ. Recebi os resultados da minha entrevista e estou feliz em dizer que aceito a oportunidade de fazer parte da equipe.”
4 – Finalize o e-mail com uma CTA
Finalizar o e-mail com uma CTA (call to action) também é uma das dicas de como escrever um e-mail mais importantes.
A conclusão do e-mail é onde geralmente se coloca uma chamada para ação ou informações ao leitor referentes aos próximos passos.
Uma prática recomendada é encontrar maneiras de continuar a conversa, seja por e-mail, seja pessoalmente, como:
- “Podemos conversar sobre o assunto através de uma chamada de vídeo amanhã à tarde”;
- “Se puder me atualizar sobre o assunto nos próximos dias, eu agradeço”.
5 – Adicione uma assinatura
Adicionar uma assinatura ao final da mensagem é, também, uma das principais dicas de como escrever um e-mail.
A inclusão de uma assinatura mantém um senso de autoridade neutra, mas mantendo o profissionalismo.
Ela geralmente inclui a identificação do profissional completa, com nome, cargo, nome da empresa, número de telefone e, possivelmente, um endereço de e-mail alternativo.
6 – Revise o e-mail
Uma das mais primordiais dicas de como escrever um e-mail é revisá-lo ao final!
É importante verificar o tom de voz do e-mail, mantendo-o profissional, agradável e sucinto, além da ortografia, da gramática e da legibilidade da mensagem.
Conquiste um novo emprego através de uma pós-graduação
Para quem está em busca de uma nova oportunidade profissional, elaborar e-mails eficientes é fundamental durante os processos seletivos e contato com os recrutadores.
Entretanto, outra forma de chamar a atenção dos empregadores é através de um currículo acadêmico robusto, repleto de cursos e especializações.
Através da pós-graduação EAD, o profissional pode escolher formações de diversas áreas e nichos da indústria, frequentando as aulas de maneira remota e concluindo a especialização em 6 ou 10 meses.
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