Às vezes você tem a sensação de que não vai dar conta de tudo o que tem para fazer no dia? Nesses momentos parece impossível planejar uma atividade nova, ou começar a estudar, ou se dedicar a um hobbie. A rotina pode ser muito exigente em alguns momentos, mas existem formas de administrar melhor o dia a dia e aproveitar as horas produtivas.
No trabalho, uma maneira de manter a organização e visualizar as tarefas por prioridade, prazo e grau de dificuldade é utilizar ferramentas de produtividade. Existem diversos sites como Trello e Monday que ajudam a fazer o gerenciamento de tarefas. De forma bem visual, é possível customizar os itens e ver no painel tudo o que precisa ser feito.
Se você não quer depender de uma plataforma para administrar suas tarefas, papel e caneta podem ser suficientes para manter a organização. Você pode fazer listas do que precisa ser feito no dia, semana ou mês, ou ainda utilizar planners e agendas para fazer esse controle.
Mas, mesmo com a lista de tarefas em mãos, nem sempre conseguimos ser produtivos, seja por bloqueios criativos, seja por estresse, cansaço e até mesmo procrastinação. Em algumas ocasiões, não conseguimos sentar na frente do computador e começar a produzir imediatamente.
Uma das formas de evitar esses bloqueios e aproveitar o dia de forma mais eficiente é descobrindo qual o horário mais produtivo para você. Algumas pessoas são mais atentas pela manhã, outras têm mais energia na parte da tarde ou só conseguem se concentrar à noite.
Entender melhor a rotina e descobrir quais são esses momentos de produtividade pode ajudar no gerenciamento de tarefas e ainda deixar tempo de sobra para a vida pessoal e o crescimento profissional.
Como saber meu horário mais produtivo?
O ser humano funciona a partir do ciclo básico do dia, ou seja, as 24 horas do relógio. Mas dentro desse intervalo biológico, passamos por altos e baixos. Uma pessoa pode ser mais lenta pela manhã, e se tornar mais agitada ao final do dia, por exemplo. Esses fatores são muito individuais e, dentro da rotina de trabalho, muitas vezes não há como escolher o melhor período para produzir.
Mas, cada um pode saber quando está em um momento mais ou menos produtivo do dia, e aproveitar essa hora para se dedicar a questões específicas: se concentrar em uma aula, finalizar um relatório, fazer pesquisas para um trabalho.
O primeiro passo é entender que quantidade não é igual a qualidade. Ao contrário do que muitos pensam, quem trabalha mais do que as 8 horas recomendadas por dia na verdade produz menos. Estudos apontam que após 52 minutos realizando uma mesma tarefa, você pode começar a perder o foco e precisar de um descanso mental.
A melhor forma de descobrir seu horário mais produtivo, então, é mapeando seu dia. Você já deve ter uma ideia de quais momentos do dia está mais concentrado ou disperso, então comece por aí. Se tem uma tarefa importante para concluir, e fica mais focado depois do almoço, se planeje para tirar outras coisas mais simples da lista de afazeres pela manhã, e deixe o período da tarde para essa atividade específica.
Mas é possível ir além e analisar em detalhes esses picos. Uma maneira eficaz de fazer essa análise é anotando em uma planilha. O escritor Chris Bailey, especialista em produtividade, desenvolveu um sistema para avaliar hora a hora os níveis de energia, foco e motivação.
A cada 60 minutos, ele pontuou os três itens de 0 a 10, repetindo o processo por três semanas. Ao final, conseguiu estabelecer os maiores picos de produtividade do seu dia, e também da semana. Você pode fazer o download da planilha clicando aqui. Embora seja trabalhoso, ao final você também conseguirá entender melhor seu horário mais produtivo.
Se não quiser usar o método de Bailey, também pode fazer testes práticos. Comece analisando a produtividade nos períodos do dia. Passe alguns dias tentando produzir mais pela manhã, tarde ou noite, e veja em quais momentos é mais eficiente.
Como utilizar as horas produtivas
É claro que, mesmo com essas horas mapeadas, podem haver exceções. Tem dias que estamos naturalmente dispersos, ou então saímos da rotina e dormimos mais tarde. Mas em geral, esse guia deve ajudar a planejar a semana.
E o que fazer com essas horas produtivas? Por a mão na massa, claro. Se você precisa iniciar uma atividade criativa, por exemplo, esse é o momento de focar em novas ideias. O período também é muito útil para tomada de decisões importantes.
O ideal é se preparar com antecedência, para que quando a hora chegar você já tenha as ferramentas necessárias para começar a produzir.
Outra ótima forma de utilizar esse período é aprimorar os estudos por meio de educação a distância. Muitas pessoas adiam a realização de cursos como pós-graduação, por acharem que não tem tempo ou não serão produtivos.
Mas utilizando as técnicas acima, é mais fácil encontrar a hora produtiva e utilizá-la para assistir aulas. Na pós-graduação Unopar, você conta com uma variedade de cursos em áreas como Direito, Educação, Saúde e Comunicação. Agora que você já sabe como administrar bem seu tempo, não perca a oportunidade de se especializar e crescer profissionalmente. Quer saber mais sobre o assunto? Faça download do e-book “As melhores dicas de gestão do tempo e produtividade” e aproveite!
