Criar uma lista de tarefas vai além de colocar as coisas no papel ou no bloquinho de notas do smartphone. Para uma lista de tarefas ser estratégica, eficaz e útil, é importante que cada item seja organizado e dividido em tempo e prazos. As configurações podem variar de simples a complexas, desde que você defina uma intenção antes de cada atividade.
Além disso, as tarefas de uma lista devem ser metas para incentivar e organizar o que seja necessário, tanto na vida pessoal ou no trabalho. Por exemplo, levar uma lista de objetivos para suas reuniões pode otimizar tempo, ajudar na dinâmica com o time e, consequentemente, ser mais produtivo.
Por que uma lista pode aumentar sua produtividade?
Uma coisa é fato: ter planejamento melhora a produtividade. Por isso, uma lista de tarefas é uma forma de “dar aquele empurrão” no seu subconsciente, incentivando que você se movimente para concluir um item e dar check no que planejou. Isso porque riscar itens dá uma sensação de realização.
Você também já deve ter se perguntado quantas listas de tarefas se deve ter, não é mesmo? Ou qual a quantidade ideal de itens para ser, de fato, produtivo e não se enrolar em milhares de metas. Na verdade, não há um número exato. Isso varia muito de pessoa para pessoa e também do contexto em que ela está inserida.
Segundo o The Order Expert, portal de Rashelle Isip, consultora de produtividade, focar, no máximo, de 3 a 4 metas por vez é uma boa estratégia. Então, se você conseguir seguir essa média e dividir sua vida em listas separadas por tema já ajudará a obter um melhor domínio de tudo.
Benefícios de fazer uma lista:
- Você pode priorizar as coisas importantes;
- Garante que você não se esqueça de nada;
- Ajuda a manter o foco no que realmente é necessário fazer;
- Ajuda a bloquear distrações e se concentrar em uma coisa só;
- Ajuda a identificar o que já foi concluído e medir sua evolução;
- Colabora para expandir a criatividade e o surgimento de novas ideias;
- Deixa sua mente mais leve por ter as ideias registradas;
- Serve como um histórico para consultar depois.
Como fazer uma boa lista de tarefas?
Se você quiser aumentar sua produtividade e evitar a ansiedade, primeiramente é preciso entender o papel de cada uma das coisas que estão em sua lista. Nada pode estar ali em vão. É preciso ter um objetivo claro, certo? Por isso, sempre separe as prioridades e divida-as em uma escala. Isso serve para todos os itens que você acrescentar.
Outra técnica é separar as coisas mais fáceis das mais difíceis. Aqui, o mais importante é começar a executar as tarefas mais trabalhosas ou o que menos te agrada. Geralmente, as tarefas complicadas de se realizar são fáceis de empurrar e procrastinar, mas se você concluí-las primeiro, os benefícios serão generosos: ganhará mais confiança, sensação de alívio e tempo para concluir o resto da sua lista com mais facilidade e calma.
Também é fundamental ficar atento à periodicidade que você cria listas e o tempo que demora para completá-las. O ideal é que você sempre faça uma lista maior, na segunda-feira ou na sexta-feira, para organizar a semana. Depois essa lista pode ser dividida em “to dos” diários e, caso seja necessário, incrementar tarefas extras.
Se alguma atividade não for concluída no dia previsto, pense em como alocar. Contudo, fique atento para que uma atividade seja feita com fluidez em seu cronograma. O ideal é não adiar por mais de duas vezes. Se isso acontecer, talvez tenha algo que não esteja fazendo sentido em seu planejamento e você precise rever o que está te atrapalhando.
Criar uma lista com acúmulo de pendências só vai alimentar a ansiedade, desorganização e insegurança. Por isso, é sempre importante identificar esses aspectos no início para evitar problemas futuros.
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