Liderar uma reunião pode ser um verdadeiro desafio, por isso, quanto mais você estiver preparado, maiores as chances de se sair bem. Mas além de saber o que fazer, também é muito importante saber o que não fazer de jeito nenhum — e a gente te ajuda nisso!
Saber o que não fazer ajuda a garantir que a reunião seja produtiva e eficiente. Isso porque reuniões mal conduzidas podem desperdiçar tempo, gerar frustrações e comprometer o engajamento de todos.
Logo, evitar fatores como a falta de preparação ou as interrupções constantes pode ajudar a manter o foco e a ordem, permitindo que as discussões fluam de maneira estruturada.
A importância de saber liderar uma reunião
Ao exercer uma boa gestão da reunião, você mantém o foco nos objetivos e garante que o tempo seja usado de forma eficiente. Isso evita dispersões, assegura que as decisões necessárias sejam tomadas e que as ações sejam definidas claramente.
A reunião eficaz também incentiva a participação ativa de todos, criando um ambiente onde as pessoas se sentem à vontade para compartilhar ideias e opiniões.
Nessas horas, um líder habilidoso também deve se mostrar capaz de identificar e gerenciar conflitos que possam surgir durante a reunião, garantindo que eles sejam resolvidos de maneira construtiva.
O que não fazer ao liderar uma reunião
Dito isso, o que fazer para liderar uma reunião de forma eficaz? Ou melhor ainda: o que não fazer? Abaixo, trazemos atitudes que você deve evitar a todo custo.
1 – Não planejar
O principal erro ao liderar uma reunião é não contar com nenhum tipo de planejamento. O improviso total só vai fazer com que você gaste mais tempo pensando em qual assunto deve abordar a seguir, e isso pode fazer com que a conversa tome um rumo que não era o propósito.
Por isso, crie uma agenda estruturada, que deve ser compartilhada com os participantes com antecedência. Selecione os tópicos mais relevantes, priorize as discussões e determine o tempo necessário para cada ponto. Dessa forma, você não se perde ao conduzir toda a conversa.
2 – Não ter um objetivo concreto
Para que serve a reunião? Se não houver um propósito, ninguém vai sair do lugar. Ao fazer uma reunião, você deve ter em mente justamente o que a torna tão necessária, senão poderia ser apenas um e-mail ou uma conversa em qualquer outro canal de comunicação.
Se os objetivos da reunião não forem claramente definidos, os participantes podem sair confusos sobre o propósito da discussão e fica até mais difícil que todos prestem a devida atenção.
3 – Ser rígido demais com a programação
No entanto, lembre-se que ser inflexível com a agenda ou com as opiniões dos outros pode sufocar a criatividade e impedir a solução eficaz de problemas. Manter uma agenda é importante, mas saiba reconhecer quando é válido desviar um pouco do previsto.
Se uma discussão é importante e está durando mais do que você tinha estipulado, pode ser que a agenda tenha sido feita com um cálculo um pouco equivocado. Não tem problema deixar estender um pouco mais. Cortar o assunto sem resolver pode deixar tudo mais confuso do que antes. É necessário ter esse jogo de cintura.
4 – Ser descompromissado com os horários
Seja o exemplo para todos os presentes, principalmente no que diz respeito à pontualidade. Pense o seguinte: todos que estão ali abdicaram de outras tarefas e abriram um espaço na agenda para que a reunião se encaixasse. Com isso, chegar atrasado pode passar a impressão de desorganização e falta de respeito pelo tempo dos outros.
5 – Não respeitar a diversidade de opiniões
Um grande erro ao conduzir reuniões é subestimar a importância da diversidade de opiniões, algo que pode impactar significativamente a qualidade das decisões e a inovação dentro da equipe.
O que acontece é que, quando um líder ou um grupo se concentra apenas em opiniões semelhantes ou ignora opiniões que nadam contra a maré, perde-se a oportunidade de explorar outros pontos de vista. A diversidade de perspectivas trazida por pessoas com diferentes experiências, habilidades e pontos de vista enriquece as discussões.
Além disso, valorizar a diversidade de opiniões promove um ambiente de inclusão e respeito, onde todos os membros da equipe se sentem motivados a contribuir.
6 – Ignorar ideias
A reunião deve ser um diálogo, e não um monólogo. É claro que o líder deve ser o responsável por trazer os pontos a serem discutidos, mas despejar um discurso ininterrupto sem deixar espaço para que outras pessoas apresentem ideias ou opiniões também pode prejudicar a qualidade da reunião.
Além de saber como liderar uma reunião, um bom líder tem diversas habilidades a desenvolver. Para isso, que tal fazer uma pós-graduação em Liderança de Equipes? Assim, você conquista todo o conhecimento necessário para fazer uma boa gestão.
