Com um bom planejamento e a logística adequada, é possível organizar um evento. Com isso, trazemos todos os passos necessários para colocar tudo em prática e fazer sucesso. É importante não subestimar a importância de um bom planejamento, considerando que é a partir disso que se minimiza os possíveis problemas, otimiza os processos e ainda garante resultados mais satisfatórios.
Eventos como workshops, congressos, simpósios, jornadas acadêmicas, conferências e palestras representam uma oportunidade de comprovar a autoridade da sua marca, ganhar visibilidade no mercado e se tornar referência no meio.
Importância de organizar um evento
Existem diversos benefícios em criar um evento corporativo. No entanto, sua organização exige muita dedicação e conhecimento dos responsáveis. Embora possa haver uma visão de que esse tipo de atividade corresponde a um custo para a organização responsável, está cada vez mais claro que há toda uma oportunidade de negócios provenientes dos eventos.
Vale observar, por exemplo, que a interação entre empresa, clientes, parceiros e fornecedores impacta positivamente o andamento da organização. Com isso, o evento pode se tornar um dos métodos mais eficazes de estreitar esses laços.
Ressalta-se, ainda, que a realização de um evento corporativo é capaz de despertar trocas entre os próprios colaboradores da organização, fortalecendo o trabalho em equipe. Essas ocasiões também podem gerar uma maior atração de potenciais clientes.
Como organizar um evento
Abaixo, destacamos alguns passos que podem fazer a diferença no momento de elaborar um evento para a sua empresa:
1 – Defina as informações principais do evento
Existem algumas perguntas importantes na hora de elaborar um evento, que devem ser a primeira coisa em que se pensa na organização, como:
- Qual é o objetivo final do evento?
- Quem são os participantes?
- Quantas pessoas são esperadas?
- Qual a receita esperada?
Responder a estas perguntas pode ajudar a estabelecer o orçamento e a definir o que é necessário ser feito para amortizar as despesas.
Além disso, definir um tema para o evento, caso seja cabível, pode oferecer um norte para todo o desdobramento. Assim, uma boa pesquisa faz a diferença, nesse caso. Além do tema, a escolha da estética em si também pode surgir já nessa primeira etapa.
2 – Monte um cronograma
Entender quando o evento acontece é o primeiro passo, mas para que tudo aconteça conforme o planejado, é preciso apresentar um cronograma elaborado, com todas as entregas e os prazos.
Estabeleça as metas de curto, médio e longo prazo, assim não será pego de surpresa. Vale, ainda, contar com um tempo extra para possíveis imprevistos.
O momento de escolher uma data também não pode ser subestimado, pois a data certa pode ter grande impacto no sucesso do evento. É necessário tomar cuidado para que não caia em uma data comemorativa, por exemplo. Além disso, evite o agendamento de um evento muito próximo a outros semelhantes, que sejam da concorrência, por exemplo.
3 – Pense no orçamento
Para a criação de um bom evento, estabelecer um orçamento é essencial. E quanto mais detalhado, mais fácil se torna a tarefa de montar um plano de negócios, apresentar uma opção de evento a um cliente ou planejar as finanças de um evento que já está aprovado.
Ao levar em consideração o orçamento de um evento, algumas prioridades precisam ser colocadas à tona, como o espaço, os equipamentos de áudio e vídeo, os serviços voltados a bebidas, alimentação, organização das mesas, etc, tal como a publicidade, o entretenimento (como músicos, honorários de palestrantes, hospedagem, transporte), decoração, aluguel de cadeiras e mesas e outros gastos.
4 – Defina um local
A definição de um local também é crucial para a organização de um evento. Aqui cabe pensar, primeiramente, se será online ou presencial.
5 – Conheça o seu público
Qual o público-alvo do evento? Ter essa informação em mãos pode ser de grande ajuda na hora de organizar, porque só então você saberá quais serviços contratar, como as atividades devem se desdobrar e o que fazer ou não fazer. Aqui também cabe uma boa pesquisa, tanto do público que a marca ou a empresa em questão alcança, quanto o estilo de eventos que costumam acontecer para esse grupo de pessoas.
Você já sabe como organizar um evento, mas que tal explorar essa capacidade mais a fundo? Uma pós online em 6 meses pode ajudar nessa tarefa, abrilhantando o seu currículo sem que você saia de casa.
