Se você é do tipo de pessoa que fala que o dia deveria ter 48 horas, saiba que sua rotina pode ficar mais tranquila com um planejamento de tarefas semanal. Organizar suas demandas vai te ajudar a aproveitar melhor seu tempo de trabalho e, assim, você se sentirá menos sobrecarregado.
Apostar em um planejamento vai te trazer benefícios, então mesmo que ache complicado no começo, tente incluí-lo na sua rotina. Com ele, você terá mais clareza das suas tarefas e vai conseguir focar no realmente importa no momento. Fora isso, você ficará menos estressado e, como vai otimizar seu tempo, você também vai aumentar sua produtividade.
Além de organizar seu dia, você terá uma visão clara das suas demandas semanais. Desta forma, o planejamento se torna um aliado na hora que você for cobrado pelos seus superiores. Mostre suas demandas e explique por que ainda não entregou determinado serviço.
Como fazer um planejamento de tarefas semanal
Colocar um planejamento de tarefas em prática não é tão complicado como parece. Veja algumas dicas para você organizar sua semana:
1 – Defina suas metas
O primeiro passo é você listar quais são suas tarefas da semana. Isso vai te ajudar a ter uma visão clara sobre suas obrigações. Tendo tudo em vista, comece a separá-las por ordem de prioridade. Veja o que exige mais urgência e o que pode ser feito com mais calma.
Após essa divisão, você conseguirá definir quais são suas principais metas de cada dia da semana. A ideia é que você foque sua energia no que é considerado prioritário e, assim, você vai tirando as preocupações da sua cabeça.
2 – Use uma agenda ou um calendário
Para organizar suas tarefas e definir suas prioridades, use uma agenda ou um planner para anotar tudo. Guardar o que precisa fazer apenas na sua cabeça pode te deixar ainda mais estressado, pois você ficará com medo de esquecer de realizar alguma tarefa.
Ter tudo anotado ajuda na organização. Experimente. Distribua as demandas que possui para realizá-las ao longo da semana e tenha aquela satisfação de riscá-las da sua agenda ou planner quando conseguir concluí-las.
3 – Use a tecnologia a seu favor
Além de ter uma agenda física, é interessante que você anote seus afazeres em plataformas virtuais. Trello, Monday e Google Calendar são ferramentas muito usadas para quem quer organizar suas tarefas de forma virtual.
O interessante é que você pode baixar esses aplicativos no seu celular e receber notificações com lembretes.
4 – Saiba distribuir as tarefas
Na hora de distribuir as tarefas semanais, considere não apenas a prioridade de entrega do trabalho. Outros fatores podem afetar a execução das tarefas.
Suponha que você tenha um serviço que precisa ser entregue na segunda-feira a qualquer hora do dia. Essa é sua prioridade, mas você não precisa começar seu dia com ela. Se você sente que o seu rendimento é maior na parte da tarde, deixe essa tarefa para ser realizada após o almoço.
Também considere quais são suas outras obrigações do dia antes de definir suas metas diárias. Caso tenha uma reunião na quarta-feira, por exemplo, você já sabe que seu dia será mais “curto”. Com isso, separe tarefas mais simples para realizar nesta data, uma vez que a reunião vai ocupar parte do seu expediente.
5 – Faça pausas
Ao organizar seu dia, não deixe de fazer sua pausa para almoçar ou jantar. Também é importante dar aquela paradinha para uma tomar uma água, um cafezinho ou simplesmente para esticar as pernas. A cabeça precisa de um descanso, então por mais atarefado que esteja, não deixe de parar para dar aquela respirada e de se alimentar nas horas corretas.
6 – Seja disciplinado
Organizar sua semana vai, sim, demandar dedicação, mas não desanime. Pense que está fazendo isso para tornar sua semana melhor. Você pode usar o final da sua sexta-feira para organizar a semana seguinte ou pode fazer isso na segunda-feira pela manhã. Veja o que faz mais sentido para você.
7 – Seja flexível
Planejar a semana é uma forma de você conseguir desempenhar melhor suas tarefas diárias. No entanto, tenha em mente que imprevistos acontecem.
Pode ser que em algum dia você precise sair da rotina para resolver algum problema. Tendo isso em mente, não se culpe caso não consiga cumprir tudo o que planejou fazer em determinado dia, seja flexível.
Planeje seu tempo livre
Ao fazer o planejamento de tarefas semanal, não se esqueça de pensar em você. Separe um tempo para cuidar da casa, para momentos de lazer e para se qualificar. Otimizando seu tempo, você pode focar também no seu crescimento profissional e fazer uma especialização. Para comprar curso de pós-graduação, veja as excelentes opções oferecidas pela Anhanguera.
