Você conhece quais são as regras básicas para reuniões virtuais?
Durante a pandemia, muitas empresas adotaram a cultura de trabalho remoto e aumentaram sua dependência de reuniões virtuais, usando ferramentas de bate-papo por áudio e vídeo como Zoom, Google Meet, Skype ou Slack.
As reuniões virtuais permitem que trabalhadores remotos realizem reuniões diárias, revisões semanais, apresentações de projetos e outros eventos no conforto de sua casa.
Para hospedar reuniões eficazes, entretanto, é fundamental ter um conjunto de regras básicas para todos os participantes, esclarecendo o que é e o que não é permitido durante as ligações.
8 regras básicas para reuniões virtuais
Confira abaixo 8 regras básicas para reuniões virtuais!
1 – Familiarize-se com a plataforma
Estar familiarizado com a plataforma é a principal dica das regras básicas para reuniões virtuais!
Em linhas gerais, você estará bem preparado para sua reunião quando também estiver familiarizado com a plataforma utilizada.
- Precisa instalar algum software?
- Sua câmera e microfone funcionam?
- Você precisa de fones de ouvido?
- Como você silencia e se ativa a si mesmo?
Entender todos estes conceitos e familiarizar-se com a plataforma antecipadamente é fundamental para uma ligação sem interrupções ou gafes digitais.
2 – Não se atrase para sua reunião
Não se atrasar para sua reunião também é uma das principais regras básicas para reuniões virtuais.
O barulho da porta abrindo e fechando, o movimento das cadeiras, o barulho de inicialização do computador… quem vive no mundo corporativo já está familiarizado com as pessoas que entram em uma sala de reuniões depois de seu início.
Não é apenas uma distração, mas também é rude com os organizadores do evento e outros participantes!
E não se engane: no mundo online, chegar atrasado também é rude, especialmente se você for um palestrante ou um participante cuja presença é obrigatória.
Por isso, chegue com antecedência, prepare seu material e espere que o organizador lhe conceda o acesso à sala.
3 – Ligue sua câmera
Se o anfitrião ou organizador incentivar o uso de câmeras, ligue-as!
No mundo real, o elemento visual é extremamente importante; não é diferente no mundo online, mesmo que às vezes nos sintamos desconfortáveis ao mostrar nossa casa ou ambientes.
Se for esse o caso, é possível usar um fundo virtual ou desfocado.
Mas manter a câmera ligada é um sinal de educação e deve ser levado a sério mesmo no ambiente virtual.
4 – Silencie seu microfone quando não estiver falando
A regra de ouro das reuniões online é que todos silenciem o microfone sempre que não estiverem falando.
Ligue-o apenas quando precisar falar.
Ao ligar o microfone, espere um ou dois segundos antes de começar – lembrando que a Internet também traz um pequeno atraso no tráfego.
Além disso, seja tolerante com pausas ao envolver outras pessoas; em reuniões com um número elevado de profissionais, fica difícil saber quem está na vez e com quem estamos falando.
5 – Levante a mão
Mais uma das regras básicas para reuniões virtuais é levantar a mão.
Em um ambiente presencial, é fácil perceber quando um participante gostaria de falar – desde uma mão levantada até expressões faciais e murmúrios.
Na sala online, às vezes é difícil ser notado.
Falar enquanto outra pessoa está fazendo um comentário leva ao caos completo em reuniões virtuais!
Ao invés disso, a maioria das plataformas tem a opção de “levantar a mão”.
Como alternativa, use a janela de bate-papo se estiver ativada.
6 – Acompanhe a janela de bate-papo
Acompanhar chat também é uma das principais regras básicas para reuniões virtuais.
As reuniões online geralmente usam vários canais de comunicação além do vídeo principal – como chats, documentos e bate-papos.
Fique de olho nesses outros canais de comunicação e não perca o fio da meada durante as ligações corporativas.
7 – Respeite o anfitrião
Apesar de ser bastante óbvia, respeitar o anfitrião é uma das mais importantes regras básicas para reuniões virtuais.
Em uma reunião online, enquanto o protocolo e outras regras sociais precisam ser observados, o papel do anfitrião ou moderador também precisa ser respeitado.
Na prática – e na maioria dos casos -, é o anfitrião quem tem a última palavra, já que ele é tido como o ‘condutor’ da reunião.
Por isso, respeite suas decisões e, em caso de opiniões divergentes, entre em contato com o anfitrião de maneira privada.
8 – Saiba quando sair
Se você é um dos principais participantes e precisa sair mais cedo, evite sair sem dar um aviso prévio aos participantes.
Ao invés disso, certifique-se de que o anfitrião e o organizador saibam que você precisa sair mais cedo.
Em seguida, tente passar despercebido, para que o fluxo da reunião não seja interrompido pela sua partida.
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