O e-mail é a forma de comunicação mais utilizada no trabalho e, mesmo com outras ferramentas para falar sobre tarefas do dia a dia, ainda é pelo correio eletrônico que iniciamos as comunicações. São tão comuns na rotina, que às vezes esquecemos que transmitem mensagem importantes, e a maneira como escrevemos pode dificultar a comunicação. Por isso, desenvolvemos um guia com o que fazer e o que evitar em um e-mail profissional.
Segundo dados da Statista, em 2020, 306 bilhões de e-mails foram enviados e recebidos por dia. Até 2025, o site de estatísticas prevê 4.6 bilhões de usuários de e-mails no mundo. Checar os e-mails é uma parte importante da rotina de trabalho e, muitas vezes, acaba tomando um tempo excessivo dos colaboradores.
Segundo uma pesquisa da Live Career realizada nos EUA, 40% das pessoas passam entre duas a três horas por dia checando e-mails. O mesmo tempo é gasto semanalmente só para deletar e selecionar e-mails.
Essa comunicação, que ocupa tanto tempo no trabalho, ainda pode ser falha e gerar conflitos. Isso porque existe uma etiqueta em torno dos e-mails corporativos que, se não for seguida, afeta de forma negativa a percepção que o receptor tem de quem envia.
A pesquisa da Live Career comenta que, já na saudação, existem palavras e expressões mais adequadas para usar. “A quem possa interessar”, “oi” e “olá” são alguns exemplos a não seguir. Além disso, não usar nenhum cumprimento e ir direto ao assunto também é mal visto, bem como não se despedir.
Na hora de encerrar a conversa, a pesquisa indica que votos de bem-estar como “tenha um ótimo dia”, “atenciosamente”, ou um simples “muito obrigado” são formas adequadas. Já despedidas muito informais, como “beijos”, “com amor”, ou “carinhosamente” devem ser desconsideradas.
O que evitar em um e-mail profissional?
Falamos sobre o começo e o fim, porém, há muito no meio para analisar, incluindo atenção a gramática, formalidade e tom de voz. Por isso, selecionamos alguns cuidados para ter na hora de escrever um e-mail profissional:
Atente-se à gramática
Existe uma linguagem para a internet que consiste em substituir as palavras por abreviações, como o “você”, que se transforma em “vc”. Isso não é recomendado em e-mails profissionais, mesmo se está interagindo com um colega com quem tem uma relação mais informal.
Além disso, uma boa gramática é importante, então utilize a própria ferramenta de revisão da plataforma para corrigir possíveis erros e, se estiver em dúvidas, consulte a grafia correta das palavras.
Seja coerente
Por mais que uma ideia ou pergunta esteja evidente em nossa mente, na hora de formalizar isso no texto é preciso organizar a informação, para que chegue de forma clara ao destinatário. Estruture bem o texto e, caso precise de muitas informações, enumere ou separe por parágrafos.
Revise tudo
Ao escrever qualquer texto é necessário fazer uma revisão, e com o e-mail não é diferente. Pode ser que alguma ideia não tenha sido exposta de forma clara, ou uma palavra se repetiu. Antes de enviar, cheque mais uma vez se o texto é compreensível.
Além disso, a estrutura física do texto também ajuda a dar mais credibilidade. Cheque se está usando a mesma fonte e tamanho, cor e estilo ao longo do texto. Também confira se os anexos foram incluídos, e se os endereços de entrega estão corretos.
Tome cuidado com os sentimentos negativos
Más notícias também chegam por e-mail e é necessário se atentar a forma como escrevemos, assim como nos comportamos em um ambiente de trabalho. Isso significa que não é adequado responder de forma apressada e impulsiva, resultando em uma mensagem negativa, ou até grosseira.
Verifique o tom correto
Nem todo e-mail de trabalho precisa ser extremamente formal, mas é importante verificar se está se comunicando no tom correto. Em geral, se a troca de mensagens é com outro colaborador com quem fala mais frequentemente, ou tem mais intimidade, é possível quebrar algumas formalidades e tratar em um tom mais amigável.
Mas isso deve ser avaliado caso a caso e com a garantia de que o destinatário vai compreender a informalidade do tom. Caso seja uma comunicação com alguém novo, cliente, fornecedores, parceiros comerciais, e outros contatos que não são próximos, o ideal é manter um teor mais convencional.
Escolha bem o assunto
Criar um assunto pode ser um desafio, especialmente no primeiro contato, mas algumas práticas não devem ser feitas de maneira alguma, como escrever em caixa alta. Textos muito informais, uso de pontuação e caracteres especiais também são desencorajados. O ideal é que o assunto seja direto e explique claramente do que se trata a comunicação.
Boas práticas para e-mails profissionais
A pesquisa da Live Career indica ainda que uma das piores práticas na hora de se comunicar por e-mail é cobrar uma resposta. Segundo os participantes, mensagens como “você chegou a ver meu e-mail anterior” são desagradáveis e passivo-agressivas.
O horário de envio também deve ser observado, e o ideal é manter as comunicações dentro do período de trabalho. Questões como fuso-horário podem afetar isso, mas em geral, mantenha as comunicações durante o expediente.
E-mails relacionados a processos seletivos também devem seguir as recomendações acima, além de incluir uma carta de apresentação, oferecendo mais detalhes sobre a experiência profissional. Nesse caso, é importante destacar também a formação e o engajamento com novos aprendizados. Para melhorar o currículo e garantir novas oportunidades, conheça a pós-graduação em 4 meses da Anhanguera.
Agora que você já sabe o que evitar em um e-mail profissional, use esses conhecimentos para passar uma boa impressão profissional e construir uma imagem positiva.
