Quando um novo colaborador começa uma trajetória profissional na sua empresa, é necessário organizar uma série de etapas de acolhimento, inserção e ambientação dessas pessoas na organização. Ter um cronograma de onboarding é essencial para garantir a boa adaptação de novos colaboradores.
Mas, como organizar um bom processo de onboarding? A realidade é que existe um passo a passo formado por 8 etapas que podem te ajudar a estruturar um bom caminho. Porém, é importante que você conheça quais são os valores da sua empresa, o perfil dos seus colaboradores e a melhor metodologia para integrá-los à equipe. Confira!
8 passos para construir um cronograma de onboarding eficiente
1 – Comece o processo desde as entrevistas iniciais
Parece um pouco contraditório dizer que precisamos introduzir às empresas profissionais que nem sabemos se serão contratados, mas neste momento é preciso lembrar de duas coisas: ao menos um dos candidatos realmente fará parte da equipe e, quanto mais cedo começarmos a introdução, mais rápida será a adaptação.
Por este motivo, o processo de onboarding deve começar já na entrevista com o RH, informando os candidatos quais são os valores priorizados pela empresa, como funciona o sistema de trabalho, o que é esperado do profissional para aquela vaga e as principais responsabilidades que o colaborador terá que desenvolver.
Criando esse alinhamento prévio de como será a experiência para o profissional, você terá a certeza que contratará alguém que esteja ciente da cultura, valores e visão promovidos pela empresa, além de estar comprometido em entregar tudo aquilo que você espera dele, facilitando muito a adaptação do colaborador.
2 – Prepare uma boas-vindas
Quando falamos de preparar uma recepção para o novo contratado, não falamos de festa, uma mesa de petiscos ou um happy hour dedicado ao profissional, mas sim algo muito mais simples, mas que faz muita diferença na adaptação de qualquer um.
Uma boa recepção é aquela que transmite confiança e satisfação de ter o colaborador na equipe desde o primeiro dia. Quanto mais motivado e acolhido o profissional chegar na empresa, mais confortável ele vai se sentir e melhor será sua adaptação.
Uma boa prática, por exemplo, são os novos companheiros de trabalho indo cumprimentar o novo contratado, desejando sucesso e demonstrando contentamento com a vinda dele. Um e-mail de boas vindas enviado dias antes do primeiro dia, repetindo essas mesmas palavras, dizendo que todos estão ansiosos para o começo desse novo ciclo, também é válido.
Toda ação de acolhimento com novos colaboradores deve ser incentivada pela empresa, inclusive sendo incluída nas políticas de boa convivência e relacionamento interpessoal.
3 – Organize um tour pela empresa
Depois da equipe se apresentar para o novo contratado, é o momento do novo contratado ser apresentado para a empresa. Fazer uma tour pelo escritório, apresentando onde fica cada área de trabalho e os principais ambientes do local, é a melhor forma de fazer o colaborador se ambientar ao novo trabalho.
A apresentação do local de trabalho é uma etapa indispensável do onboarding. Prepare sua equipe de RH com bastante antecedência para que algum profissional esteja preparado para organizar esse tour, fazendo com que o novo colaborador se sinta bem recebido e ambientado.
4 – Treine sua equipe de RH para dar suporte ao contratado
Os profissionais de RH da sua empresa precisam estar sempre bem treinados para oferecer um atendimento humanizado. Mas, quando falamos em recepcionar e dar suporte a novos contratados, esta preparação precisa estar no seu máximo potencial.
Serão eles os principais responsáveis por ambientar os novos colaboradores nos primeiros dias e garantir que eles não se sintam “perdidos”. Ou seja, o RH precisará ser o suporte nas questões mais básicas de ambientação, como a quem o profissional deve se reportar, qual é o horário de almoço rotineiro de colegas de outros setores, quais são os e-mails dos principais gestores e líderes e explicar quais são as políticas base da empresa
Em muitas situações, é de bom grado do profissional de RH oferecer auxílio para situações extra-jornada também, como informar quais são os melhores restaurantes da região, o melhor caminho para chegar em cada região da cidade e até dar dicas de programas pós-expediente para os recém-chegados.
5 – Já tenha um ambiente de trabalho organizado para o colaborador
É esperado que, mesmo que em ritmo mais lento do que deverá ser o habitual, o profissional comece a executar suas atividades, ou aprender como fazê-las, já no seu primeiro dia na empresa.
Por este motivo, é fundamental que o ambiente de trabalho esteja organizado para que ele comece, com um espaço reservado para ele, as ferramentas de trabalho disponíveis e em boas condições. E, se houver a necessidade dele trabalhar com um computador ou software, que ambos já estejam configurados para que ele possa acessar de imediato.
Encontrar um ambiente completamente preparado transmite ao novo colaborador a imagem de que ele era aguardado, que a empresa se movimentou para que ele fosse bem recebido, contribuindo para o fortalecimento da confiança e motivação do profissional.
6 – Aplique treinamentos personalizados
Todo novo profissional que chegar na sua empresa precisará de um treinamento, mesmo que curto, para que ele se ambiente às principais tarefas e consiga entregar resultados satisfatórios desde seu início, mas nem toda situação exige o mesmo tipo de treinamento.
Por este motivo, organize treinamentos personalizados de acordo com a posição do novo contratado ou das suas principais necessidades. Mais do que ensinar o que precisa ser feito, o treinamento é idealizado para potencializar o profissional e garantir que ele faça sua função da melhor forma possível.
No momento de organizar o onboarding, sempre leve em consideração qual treinamento precisará ser implementado na adaptação do profissional, pois cada um deles exige uma preparação diferente.
7 – Defina um “profissional-mentor” para o novo contratado
Quando chegamos em um ambiente que é uma novidade para nós, é sempre bom quando temos alguém para nos auxiliar, instruindo sobre quais tarefas realizar, como mexer em algumas ferramentas e servindo de orientador neste começo de jornada.
Chamamos esse instrutor de “profissional-mentor”, um colaborador normalmente da mesma área que o contratado que é incumbido de orientá-lo nos primeiros dias de trabalho.
Procure definir esta função para profissionais pacientes e que tenham didática para instruir e acompanhar novos profissionais. Colocar alguém que não possui muito tato como “docente” pode tornar a experiência traumática para ambos, com o malefício de causar uma má primeira impressão no colaborador recém-contratado.
8 – Realize acompanhamento constante nos primeiros dias
Cada profissional tem um tempo de aprendizagem diferente, por isso que o ideal é acompanhar o desenvolvimento do trabalho de cada contratado de forma muito próxima, por mais dias além da primeira semana de trabalho.
Este acompanhamento não precisa ser com atenção exclusiva às necessidades do profissional, mas é importante que sempre tenha algum colega disponível para auxiliá-lo na execução de alguma tarefa.
Assim, o contratado se sentirá mais confiante e certo de que, independente do suporte que ele precisar, poderá contar com o auxílio dos seus colegas para alcançar um bom trabalho.
Se você quiser saber mais dicas sobre a criação de um cronograma de onboarding, ou se interessar por mais artigos sobre o assunto, consulte as demais categorias do Portal Pós e encontre conteúdos que serão transformadores para sua carreira.
