Saber como escrever um bom e-mail corporativo é fundamental, afinal, essa é uma ferramenta indispensável para as empresas, além de ser considerado um documento de comprovação importante.
No entanto, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre como uma boa mensagem profissional deve ser escrita. Com isso, erros e problemas na comunicação podem gerar mal entendidos e afetar tanto a empresa quanto a pessoa que a escreveu.
Quer evitar todas essas situações e saber como escrever um e-mail profissional da maneira correta? Então, confira este artigo que preparamos para você!
Saiba como escrever um bom e-mail corporativo
Seja específico ao escolher o assunto
A primeira informação que o destinatário do seu e-mail lê é o assunto, e isso influencia muito na decisão dele sobre abrir ou não a mensagem.
Por esse motivo, você precisa escolher uma frase simples, bastante específica, mas que ao mesmo tempo chame a atenção de quem o recebe.
Estas são algumas sugestões de como escolher o assunto do seu e-mail:
- Utilize palavras-chave que resumem bem o conteúdo do seu e-mail;
- Utilize no máximo 60 caracteres, pois esse é o limite que costuma ser exibido na caixa de entrada. Nos dispositivos mobile, o tamanho é ainda menor, exibindo entre 25 e 30 caracteres;
- Coloque as palavras mais importantes logo no início da frase.
Seguir essas dicas pode ajudar o seu e-mail a receber mais atenção e ser aberto mais rapidamente.
Escolha a saudação mais adequada
Uma dúvida comum costuma ser em relação à saudação utilizada no início do e-mail, pois, muitas vezes, as pessoas não sabem como se dirigir a líderes, diretores e pessoas com as quais não têm proximidade.
A verdade é que essa parte do e-mail precisa ser apenas amigável, concisa e corresponder ao tipo de relação que você tem com a pessoa que o lerá.
Se for mais formal, ou para alguém que você não tem tanto contato, pode utilizar a palavra “Prezado” ou “Caro” no início e “atenciosamente” ao final (se preferir abreviar, a grafia correta é “At.te”).
Caso seja um e-mail mais informal e para destinatários que sejam mais próximos, você pode escrever “Bom dia”, “Boa tarde”, “Olá” e finalizar com “abraços”. Também é importante mencionar que a abreviação correta dessa palavra é “Abs.”
Outro ponto importante é sempre utilizar o nome da pessoa na saudação.
Mantenha a sua mensagem objetiva
Concorda que a melhor coisa ao ler um e-mail é encontrar o assunto principal logo no início? Além de economizar tempo, torna a comunicação muito mais efetiva.
Então, ao começar a sua mensagem, foque no interesse de quem está lendo.
E se o e-mail precisar de uma resposta, garanta que ele tenha uma call to action, ou seja, uma frase final que deixe clara a ação que ele deve tomar depois de ler o e-mail.
Além disso, é importante que o conteúdo da mensagem tenha frases, datas, valores e outras informações que você considerar muito relevantes em negrito.
Usar bullet points, listas e parágrafos curtos também facilita a leitura.
Comunique-se de forma clara
Quando nos comunicamos de forma presencial, podemos utilizar a linguagem verbal e corporal a nosso favor, mas o mesmo não acontece quando a conversa é por e-mail. Por esse motivo, é essencial que você escolha bem as suas palavras.
Uma situação que pode ser desafiadora de ser resolvida por e-mail é quando precisamos dizer não. Como estamos condicionados a não querer decepcionar as pessoas, muitas vezes damos voltas para falar algo e a real intenção acaba não ficando explícita.
O importante é lembrar que não é uma questão pessoal e que utilizar uma linguagem gentil pode resolver o problema. Se você não puder participar de uma reunião ou realizar uma tarefa, por exemplo, pode dizer o seguinte:
“Sinto muito em dizer que não poderei atender a essa demanda no momento”.
É simples, objetivo, claro e educado.
Tenha cuidado com os documentos anexos
Se você quer aprender como escrever um bom e-mail corporativo, precisa saber falar corretamente sobre os anexos. Primeiramente, existem muitas dúvidas sobre o uso dessa palavra.
O correto seria dizer “Os resultados estão anexos ou “Anexas, as instruções solicitadas”, quando você está falando sobre o conteúdo do documento.
Se for falar sobre o documento, pode usar a expressão “em anexo”. Por exemplo, escrever “Segue a planilha solicitada em anexo” ou “Em anexo, envio as notas fiscais” está correto.
Sempre que enviar um arquivo, sinalize no e-mail que o fez e certifique-se de mencionar o conteúdo contido nele.
Encerre com uma assinatura
Depois de escolher um bom assunto, escrever uma mensagem concisa e clara, é hora de finalizá-la com a mesma atenção.
Então, logo após o call to action e as saudações finais (que podem ser “atenciosamente” ou “abraços”), não se esqueça de incluir a sua assinatura corporativa e deixar os seus contatos.
Se você trabalha de forma autônoma e não tem uma assinatura corporativa, pode aprender a fazer uma no Google ou no Outlook.
Inclua seu nome completo, seu telefone, cargo e link para o perfil do LinkedIn.
Nunca envie antes de revisar
Por fim, não se esqueça de fazer uma rápida revisão no seu e-mail. Preste atenção na gramática e garanta que explicou com clareza todas as informações.
Se puder, leia em voz alta. Isso ajudará a identificar os erros mais facilmente e garantir que o tom que você usou é profissional.
Também confira se os documentos estão anexos. Se utilizar links no corpo do e-mail, verifique se eles estão funcionando. Ao fazer isso, você evitará alguns deslizes que podem atrasar o andamento do trabalho.
Enfim, saber como escrever um bom e-mail corporativo é uma habilidade muito valorizada no mercado e que só pode ser desenvolvida com a prática constante. Comece a seguir essas dicas e veja como a sua comunicação através dessa ferramenta irá melhorar.
