Muitas pessoas acham satisfatório o momento de riscar um item da lista de tarefas. Seja em casa, seja no trabalho, esse processo oferece satisfação e a sensação de conclusão e produtividade. Porém, quando se trata de afazeres profissionais, é importante saber como fazer uma lista de tarefas bem estruturada.
Isso porque as atividades profissionais podem exigir um planejamento mais complexo do que, por exemplo, listar afazeres de casa como “lavar roupa” ou “limpar a sala”. Além disso, colocar no papel os itens a serem concluídos no dia não significa que isso, de fato, será feito.
Outra demanda mais importante pode surgir, imprevistos podem acontecer ou, ainda, uma das tarefas pode levar mais tempo do que o imaginado. Por isso, fazer esse processo de uma forma estruturada pode ajudar os profissionais a se planejarem melhor e ter uma visão clara de seu dia de trabalho.
Por que fazer uma lista de tarefas bem estruturada?
Uma lista de tarefas, na verdade, é mais do que apenas uma série de atividades enumeradas em um pedaço de papel ou arquivo digital. Ela pode ser uma importante ferramenta de planejamento e, como tal, precisa ser bem executada e atualizada.
Entenda a importância de criar uma lista estruturada:
Evita atritos
Imagine que seu chefe fez um pedido que pode ser feito rapidamente, mas você está envolvido em outra atividade. Ao terminar, esquece-se do pedido e, o que poderia ser resolvido em pouco tempo se torna uma pendência.
Isso pode afetar a reputação profissional, ainda mais se o gestor tiver que pedir a mesma coisa novamente. Mesmo que não possa fazer algo na hora, incluir esse item na lista ajudará a mantê-lo no radar, evitando problemas futuros.
Permite mais foco e produtividade
Ao definir uma lista estruturada, o profissional sabe exatamente o que deve fazer em seu dia. Além disso, consegue distinguir as tarefas diárias de outras atividades relacionadas a projetos distintos, e organiza seu tempo de forma mais eficiente.
Além de poder se concentrar em uma coisa de cada vez, aumentando o foco, isso tende a aumentar a produtividade.
Oferece uma rotina organizada
A vantagem mais óbvia da lista de tarefas é manter uma boa organização. Ao longo do dia, os profissionais têm que lidar com diversas demandas, com prioridades diferentes, e ser capaz de visualizar isso permite que ele determine o que deve ser feito primeiro, sem deixar de lado outras tarefas.
Organização, embora pareça algo básico no mercado de trabalho, não é uma habilidade encontrada em todos e isso pode se tornar um problema caso processos e entregas fiquem atrasados ou sejam esquecidos.
Como desenvolver uma lista de tarefas estruturada?
Não há nada de errado com uma lista escrita à mão em um pedaço de papel, mas isso dificilmente ajudará o profissional a planejar seu dia ou semana de trabalho. Claro que fazer uma anotação rápida pode ser necessário, mas o ideal é utilizar uma ferramenta que ofereça mais controle, como um calendário.
Físico ou digital, o calendário ajuda a listar as tarefas de cada dia e permite até que o profissional distribua os afazeres de maneira mais eficiente em sua agenda.
Escolha seu formato favorito, e veja como fazer uma lista estruturada:
Divida em etapas
Ao listar as tarefas, é importante primeiro separá-las por etapas. Se um profissional precisa, por exemplo, fazer um post anunciando uma promoção, outras etapas antecederam essa, como definir a arte, o texto e o conteúdo, e até aprovar com outras pessoas.
Portanto a tarefa pode ser desmembrada em partes como: “definir a arte do post promocional”, “aprovar o arquivo” e “publicar nas redes x, y, z”. Esse método é mais eficiente para conseguir acompanhar o andamento das atividades e ainda permite fazer “check” na lista durante o processo.
Defina prazos
Não adianta fazer uma lista com o que precisa ser feito no mês, e depois seguir com o dia a dia. Assim como as tarefas devem ser divididas em etapas menores, cada uma precisa ter um prazo, para garantir que serão realizadas dentro da data prevista.
Estabeleça períodos de tempo
É comum subestimar o tempo necessário para realizar certas tarefas. Assim, uma pessoa começa o dia listando 10 coisas que precisa fazer, e termina no número 3 ou 4. Isso não significa que ela não foi produtiva, mas é provável que tenha se planejado para fazer algo em menos tempo.
Na hora de planejar o dia e a semana, seja realista no tempo necessário, lembrando de possíveis imprevistos que podem acontecer no processo.
Mantenha a lista atualizada
Se optar por uma agenda física ou um sistema digital, o que importa é que essa lista e o cronograma de forma geral, devem ficar visíveis e serem acessados diariamente. Quando a tarefa é concluída, ela sai da lista, mas se houver mudanças, observações ou subtarefas, isso também deve ser anotado para não se esquecer
A lista de tarefas bem estruturada é uma importante ferramenta de planejamento e pode ajudar os profissionais em seu desenvolvimento e até na administração do seu tempo, permitindo conciliar o trabalho com especializações como os cursos intensivos de pós-graduação online Anhanguera.
