Se organizar no trabalho é um desafio que, se o profissional não conseguir alcançar, pode até atrapalhar o desenvolvimento de sua carreira. Saber planejar o dia, organizar arquivos e manter um cronograma garantem mais produtividade e ajudam as pessoas a ficarem nas atividades que agregam valor ao seu trabalho. Para isso, dividir tarefas complexas em etapas menores pode ser a solução, oferecendo uma visão mais clara do que deve ser feito.
Algumas pessoas talvez não vejam a necessidade de fazer essa divisão e estabelecer um cronograma, mas novas demandas podem surgir no processo e, se não conseguir se organizar, atividades podem atrasar ou nem serem feitas.
Quando se fala em tarefas complexas, geralmente são ações ou projetos que se dividem em etapas e, para que o todo seja concluído, desmembrar essas atividades permite uma visualização mais clara e prática do que deve ser feito.
Como começar a organizar as tarefas?
Antes de começar esse planejamento, dividindo as tarefas e incluindo-as no cronograma, é preciso pensar nos objetivos. Cada ação feita na empresa tem um propósito, e ele pode nortear e até ajudar a subdividir os afazeres.
Portanto, entenda o objetivo principal desta atividade, e liste as tarefas necessárias para que isso seja possível. É possível encontrar diferentes ações, como atividades rotineiras, atribuições pontuais, relatórios de resultados e ajustes.
Com isso, vão se desenhando tarefas mais precisas, que indicam o que deve ser feito em um dia de trabalho.
A partir daí, é preciso contar com alguma ferramenta que permita a visualização dessas tarefas. Isso pode variar dependendo da empresa ou do estilo de cada um. Alguns, por exemplo, preferem ter uma agenda física, onde podem fazer anotações à mão. Outros organizam essas tarefas com sistemas digitais ou até mesmo usando agendas do Google ou da Microsoft.
O importante é escolher um meio que realmente seja utilizado com frequência, pois esse arquivo precisa ser consultado e atualizado regularmente. Isso, inclusive, precisa se tornar um hábito e fazer parte da rotina, pois de nada adiantará fazer essa organização, se não for acompanhar e seguir o que planejou.
Como dividir tarefas complexas?
Com a ferramenta e os objetivos definidos, chega a hora de dividir as tarefas complexas em ações menores e realizáveis. O tipo de trabalho de cada um pode fazer com que esse processo mude, portanto antes de começar, tenha uma visão clara de quais são essas tarefas complexas.
Uma forma de fazer isso é mapeando suas atividades da forma que faça mais sentido para seu dia a dia. Numa folha de papel, coloque no centro a atividade principal, ou objetivo, e desdobre em tarefas menores. O mesmo pode ser feito quando o projeto é feito em equipe, com a diferença de que etapas distintas serão atribuídas a cada um.
Entenda como dividir tarefas em três passos:
1- Crie tarefas específicas
Se uma empresa vai lançar um novo produto, é provável que esse processo de criação tenha começado meses, ou até um ano antes. E cada área tem seu papel, seja a equipe de criação, produção, vendas e marketing. Assim, se você é do time de marketing, por exemplo, sua tarefa é promover o lançamento.
Mas isso com certeza envolve uma série de outras atividades, e para que tudo seja feito de maneira estratégica, elas precisam ser listadas de maneira específica, como “campanha de vídeos para Instagram”, “ativação no evento x”.
Dentro de cada ação, novos detalhes irão surgir, como na campanha de vídeos, pode ser necessário criar um roteiro, captar imagens, gravar áudios, contratar alguém para editar, revisar e aprovar. Tudo isso precisa ser descrito separadamente, se não não há como controlar o andamento da tarefa.
2- Estabeleça prazos
As datas são um norte para que as pessoas se alinhem e saibam como planejar essas etapas. Ainda no exemplo do lançamento, uma vez que a data seja confirmada, é preciso fazer um trabalho reverso, entendendo quantos dias, semanas ou meses serão necessários para executar essa estratégia.
Por isso, o controle por meio de uma ferramenta é importante. Imagine que o processo de divulgação do novo produto começou seis meses antes, e há ações que só aconteceram na semana do lançamento. Se isso não estiver registrado, pode passar batido, gerando problemas quando a data se aproximar.
3- Utilize métodos de planejamento
Existem diferentes métodos conhecidos na hora de desmembrar e realizar tarefas. Um deles é o Kanban, criado no Japão e propagado no mundo todo por ser visual. Ele funciona por meio de cards individuais de cada tarefa, que são alocados em um quadro de acordo com seu status, como “em andamento” ou “concluído”. Hoje existem versões simplificadas online que são inclusive gratuitas, como o Trello, que funcionam segundo esse sistema.
Outra forma de realizar as tarefas é utilizando a Matriz de Eisenhower para priorizar os itens como: urgente e importante, urgente e não importante, importante mas não urgente, não urgente e não importante.
Embora pareça difícil no começo, ao dividir tarefas complexas em etapas menores os profissionais têm mais clareza sobre o que fazer e conseguem focar em atividades que agregam valor ao negócio. Aprenda sobre gestão de processos e se destaque na carreira com habilidades estratégicas.
