Se você ainda não faz um planejamento semanal de tarefas, está na hora de começar. Nos últimos anos, os planners deram nova cara para as agendas e se tornaram queridinhos de muitas pessoas, mas não é por isso que eles fazem sucesso: adotar uma ferramenta de planejamento tem impacto positivo na rotina, tanto de trabalho quanto pessoal.
Quantas vezes você já foi no mercado e acabou esquecendo de comprar algo? Ou passou ao lado de uma loja, mas se esqueceu que precisava comprar um produto de lá? O dia a dia das pessoas é muito atarefado, e ter um sistema de organização pode facilitar a vida e garantir que você tenha o que precisa e se organize de maneira eficiente.
E se isso é importante para questões pessoais, no trabalho é ainda mais essencial, pois a falta de organização e planejamento pode até atrapalhar a reputação de uma pessoa, diminuir sua produtividade e gerar estresse.
A importância de fazer um planejamento semanal
Quando não temos objetivos claros na vida, fica mais difícil tomar decisões e se desenvolver. Isso vale para questões mais amplas, como carreira e decisões pessoais, mas também serve para o dia a dia.
Ao chegar no trabalho sem muita noção do que deve fazer, o profissional pode acabar administrando mal seu tempo, se ocupando com atividades que não são prioritárias, e até esquecer de prazos e tarefas importantes.
Entenda a importância de ter um planejamento:
Foco
Ao ter a semana mapeada, a pessoa já sabe quais são as atividades mais importantes, que dias tem disponíveis na agenda para reuniões e outras tarefas, e o que levará mais ou menos tempo para ser concluído. Assim, pode focar em seus afazeres com atenção, sabendo que terá prazo para realizar tudo que precisa.
Produtividade
Isso também impacta a produtividade, já que o profissional tem mais consciência do que deve ser feito e mais planejamento para executar suas tarefas com empenho. Isso impacta em seu desempenho e ainda oferece uma oportunidade para se destacar na empresa.
Menos estresse
É muito comum ler sobre arrumar a mesa de trabalho ao pesquisar formas de se concentrar e manter a produtividade no trabalho. Isso não é à toa, já que a organização ajuda a diminuir a ansiedade.
O mesmo acontece com o planejamento, pois tira esse “caos” da rotina de trabalho e evita que a pessoa fique à deriva, ou acumule tarefas e acabe aumentando o estresse e até a carga de trabalho.
Autonomia e tomada de decisão
Ter autonomia para executar o próprio trabalho é um desejo de muitos profissionais, mas isso também implica em assumir a responsabilidade por seus afazeres.
Para ganhar a confiança da liderança, é preciso mostrar que é capaz de tomar as próprias decisões e se organizar de maneira eficiente.
Como fazer um planejamento semanal?
Antes de mais nada, é importante lembrar que, trabalhando em equipe, é preciso considerar o planejamento do time também. Algumas empresas usam sistemas de gestão específicos, que podem ser adaptados para cada colaborador individualmente.
Mas, se preferir usar outro sistema ou um modelo mais tradicional de agenda, lembre-se de incluir também compromissos com o time, como reuniões, entregas para colegas e outras obrigações.
Com isso em mente, veja como planejar a semana:
Se planeje para planejar
Sim, é isso mesmo, para se planejar, é preciso determinar um tempo específico do seu dia dedicado a esse processo. O ideal é que seja feito no final ou início da semana, e o tempo gasto dependerá do tipo de trabalho e tarefas de cada um. Pode ser que em meia hora isso seja definido, ou que leve uma manhã inteira.
Mas, para que seja eficiente, o planejamento semanal precisa ser atualizado e alinhado, portanto inclua esse processo na sua agenda.
Inclua um calendário na rotina
E por falar em agenda, não há como fugir dela. Seja uma versão digital customizada, seja a agenda do seu celular ou um modelo físico, essa ferramenta é essencial pois indica os dias da semana e oferece uma visualização prática do que está por vir nos próximos dias.
Seja realista com as atividades
É comum que, por hábito ou experiência, as pessoas acabem subestimando o tempo necessário para realizar certas atividades. Portanto, busque ser realista na hora de planejar a semana, e evite incluir 10 tarefas complexas no mesmo dia.
Além de tornar sua rotina mais complicada, ainda pode gerar frustração e desânimo ao perceber que não está concluíndo tudo o que deveria no período.
Saiba priorizar tarefas
Outro hábito comum no trabalho é passar muito tempo envolvido em uma tarefa que não é prioridade e não agrega valor ao negócio. Avalie como tornar o processo mais fácil e rápido, ou busque a ajuda de gestores e colegas para agilizar essas atividades.
Use blocos de tempo
Por fim, crie blocos de tempo na agenda para cada tarefa, já levando em consideração um prazo realista para sua realização. Deixe isso definido na agenda, categorizando por tipo de atividade, cor ou da forma que achar melhor.
O planejamento semanal de tarefas vai muito além da rotina de trabalho e permite que os profissionais se organizem melhor para planejar suas carreiras e deixar tempo livre para o seu desenvolvimento com especializações, como a pós-graduação online Anhanguera.
