O e-mail corporativo é uma ferramenta tradicional de comunicação on-line muito utilizada pelas empresas para documentar informações importantes, agendar reuniões e fazer e receber solicitações. Portanto, ao escrever e-mails corporativos, é fundamental seguir um padrão mais formal para se comunicar tanto com o público interno (colaboradores, diretores, gestores da empresa) quanto com o externo (clientes, fornecedores, parceiros) para não cometer deslizes e gerar uma imagem negativa.
Por ser considerado um documento, em alguns casos servindo até como prova de irregularidades administrativas ou judiciais, por exemplo, é importante ter muito cuidado e clareza ao escrever esse tipo de e-mail. A forma que você se expressa demonstra a sua postura como profissional e, muitas vezes, esse texto chega a várias pessoas, o que pode tornar a situação ainda mais constrangedora em caso de falhas. Sendo assim, antes de enviar o e-mail, revise e esteja seguro do conteúdo exposto.
Quais os cuidados na elaboração do e-mail corporativo?
1 – Assunto
Esse item pode parecer simples, mas tem muito valor quando você envia um e-mail, pois esse é o primeiro contato do destinatário com a sua mensagem. É por meio do assunto que ele decidirá a prioridade de abrir (ou não) o seu e-mail e a velocidade com a qual fará isso. Dessa forma, não esqueça de adicionar o assunto em todos os seus e-mails de forma direta e objetiva, resumindo o conteúdo numa frase curta e sem jargões. Deixe essa parte para o final, quando o seu e-mail já estiver pronto, e procure não usar caixa alta, pois pode soar uma entonação muito agressiva.
2 – Linguagem
A linguagem do e-mail corporativo costuma ser formal, diferente da comunicação utilizada, por exemplo, nas mídias sociais. Mesmo que você esteja enviando uma mensagem a um colega mais próximo, que você tem mais afinidade, tenha cautela. Evite o uso de gírias ou palavras abreviadas, porque, além de ser muito informal, pode complicar o entendimento. Lembre-se que, ao enviar um e-mail, você representará a empresa para a qual trabalha e, por isso, deve seguir essas “regras” de conduta corporativa, além de ser educado e cordial.
3 – Organização das informações
O primeiro passo aqui é cumprimentar o seu destinatário, independente de quem seja, adaptando-se à relação que você tem com a pessoa. Depois, pense na organização das informações, com início, meio e fim, com o objetivo de tornar a mensagem mais bem compreendida. Se for um e-mail muito extenso, tente colocar os itens de tudo que você precisa mencionar e, a partir disso, ir desenvolvendo o texto. Além de não esquecer nenhum ponto, dessa forma você corre menos risco de ser prolixo, organiza melhor as ideias e torna a leitura mais fluida.
4 – Ortografia
Quando você for escrever um e-mail corporativo é fundamental ter cuidado também com a ortografia. Não tenha pressa para enviar o texto e faça uma revisão para não cometer erros irreversíveis. Se ficar com dúvida em alguma palavra, busque na internet ou mude para algum sinônimo. Prefira sempre usar a norma culta, atente-se às regras de pontuação, de acentuação e concordância gramatical. Vale destacar também o cuidado no uso de pontos de exclamação e interrogação para que não haja exageros, tornando a comunicação informal e imatura.
5 – Clareza e objetividade
Escrever um e-mail claro e objetivo tem muito mais chances de ser atrativo para o seu destinatário. Afinal, o recebimento de mensagem na caixa de entrada não para de crescer, então, com a correria do dia a dia, textos muito longos acabam não tendo a mesma atenção ou são lidos de forma muito rápida, sem a devida atenção a todo o conteúdo. Dessa forma, envie ou responda somente o que for necessário, mas de forma completa, com concisão e praticidade.
6 – Encerramento
É fundamental em todos os e-mails corporativos ter um encerramento adequado seguindo o mesmo tom de linguagem de todo o conteúdo já escrito. Vale adicionar uma assinatura, que pode ser fixa e padronizada, com o seu nome, cargo, setor, contatos e o logo da empresa. Evite abreviações e coloque o e-mail do destinatário somente quando tudo estiver pronto para não enviar, sem perceber, o texto inacabado e tenha segurança de que todos os endereços estão corretos e completos. Caso tenha algum documento anexo, não esqueça de avisar também.
Com esses cuidados você terá segurança no envio do e-mail corporativo e uma comunicação mais assertiva e fluida. Geralmente, recomenda-se responder esse tipo de documento dentro de 24 horas, mas isso varia conforme a prioridade do profissional e do ritmo de trabalho na empresa. E, vale a pena mencionar novamente, revise o texto. Faça isso quantas vezes achar necessário e de forma minuciosa para ter certeza de que a sua mensagem está em ordem e sem erros. Agora, confira 7 dicas para escrever melhor.
