Criada para definir as responsabilidades dentro de uma equipe, a Matriz RACI é uma das principais ferramentas de gestão, que permite, por meio de quatro funções distintas, a criação de tabelas e de gráficos conferindo clareza sobre o papel de cada pessoa em um determinado projeto.
Confira agora tudo sobre esta poderosa ferramenta, ideal para quem deseja agilizar e organizar a distribuição de tarefas do dia a dia.
O que é a Matriz RACI?
A sigla RACI, em inglês, significa “Responsible Accountable Consulted Informed”, ou seja, “Executor Responsável Consultado Informado” na tradução literal.
A Matriz RACI é uma ferramenta de distribuição de papéis utilizada na otimização da gestão de projetos, cuja função é dividir da melhor forma uma determinada carga de trabalho, tornando mais claros as atividades e o envolvimento dos indivíduos.
Sintetizando os quatro pontos principais da Matriz RACI, podemos dizer que o R, “Executor do Processo”, é de fato quem coloca a mão na massa para executar as atividades. Já o A, “o Responsável”, é aquele que assume a responsabilidade pelos resultados das atividades que serão realizadas, delegando funções e cobrando respostas.
O terceiro elemento da Matriz RACI é o C, “o Consultado”, que deve examinar previamente qualquer ação ou tomada de decisão dentro das atividades em um processo. Por fim o I, “de Informado”, é a pessoa que deve ser comunicada posteriormente de qualquer atividade significativa dentro de um processo.
Embora não se tenha um consenso sobre o surgimento da Matriz RACI, acredita-se que a ferramenta tenha sido inspirada em práticas da metodologia Lean Manufacturing, uma filosofia de trabalho que ganhou popularidade após a Segunda Guerra Mundial baseada na identificação e na eliminação dos problemas que impediam o processo produtivo.
Conheça os principais benefícios da Matriz RACI
Capaz de resolver muitos problemas de comunicação por ser uma ferramenta bem prática (afinal ela pode ser apresentada em uma tabela com quadros que expõem a distribuição das tarefas, o time atribuído e a função que será realizada por cada um), a aplicação da Matriz RACI traz inúmeros benefícios para organizações, gestores, colaboradores e equipes.
Confira agora os 3 principais benefícios desta ferramenta!
1 – Melhora consideravelmente a comunicação
A Matriz RACI tem impactos positivos na comunicação, pois contribui para a divisão clara das tarefas entre pessoas da equipe. Dessa forma, é possível minimizar ruídos e falhas de comunicação, uma vez que todos os envolvidos sabem exatamente quais são as expectativas sobre suas ações, a quem se reportar para obter suporte e quem é o profissional competente para a aprovação de cada etapa.
2 – Facilidade de informações e maior transparência
Superando modelos antigos de gestão onde os envolvidos eram informados apenas sobre os assuntos correspondentes à sua função, na dinâmica da Matriz RACI pessoas de outros times ou departamentos são informados sobre as várias fases de um projeto, com o objetivo de otimizar o seu processo.
3 – Melhora a responsabilização das tarefas tornando-as mais assertivas.
A fim de evitar que pessoas sejam ignoradas ou até mesmo esquecidas, a Matriz RACI possibilita a redução de falha na hora de delegar as atividades, evitando também o risco de retrabalho, uma vez que todos sabem exatamente quem ficou responsável por cada atividade dentro do processo.
Como você pôde perceber, os benefícios da Matriz RACI possibilitam que todos os envolvidos em um processo ajam mais por colaboração e menos por competição, e isso nos dias de hoje é fundamental para atingirmos o sucesso em qualquer área de nossas vidas.
Como criar e utilizar uma Matriz RACI?
Primeiramente, você deve conhecer 4 regras desta ferramenta:
1 – Obrigatoriamente cada atividade deve ter ao menos um responsável.
2 – Deve existir somente UM aprovador para cada tarefa do processo.
3 – Em uma demanda, pode haver vários consultados e informados. Ou nenhum deles, se o interesse da matriz for unicamente interno.
4 – O responsável também pode assumir o papel de aprovador da sua atividade.
6 passos para criar e utilizar uma Matriz RACI
Conheça agora o passo a passo para construir uma tabela simples e eficiente na administração da sua equipe.
Passo 1 – Estabeleça o objetivo!
O primeiro passo para traçar sua Matriz RACI é definir um objetivo claro, mas não confunda objetivos com metas. Objetivo é o propósito maior e final de um projeto.
Passo 2 – Especifique as metas!
Estabelecido o objetivo, é hora de definir as metas, permitindo assim que o propósito seja alcançado.
Passo 3 – Determine as tarefas!
Com as metas em mãos, fica mais simples determinar que tarefas precisam ser feitas para completar cada fase do projeto.
Passo 4 – Defina o time responsável!
Escolha profissionais competentes para realizar, aprovar, serem consultados e informados a respeito das tarefas.
Passo 5 – Organize a estrutura da tabela!
As linhas da sua Matriz RACI devem ser nomeadas pelas atividades que integram o projeto, enquanto os nomes dos membros da equipe ficam no topo das colunas.
Você pode inserir ainda, informações como o cargo dos envolvidos, facilitando a compreensão de suas contribuições para cada etapa.
Sua tabela pode ser desenhada em editores de texto, planilhas ou softwares especializados em gestão de pessoas e produtividade.
Passo 6 – Marque as atribuições!
Para finalizar sua Matriz RACI utilize as explicações do passo acima para marcar a função dos profissionais incluídos no projeto.
Vale lembrar que a Matriz RACI pode ser adaptada de acordo com a sua necessidade, trazendo muitos benefícios para o controle e o monitoramento de tudo aquilo que você pretende desenvolver. Por isso, se você tem algum processo em andamento, tente aplicar a Matriz RACI na sua rotina para facilitar a execução e a realização do seu projeto.
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