Como anda a sua produtividade? Essa é uma das perguntas mais frequentes que fazemos para nós mesmos. A boa notícia é que, para aumentar a produtividade, existem alguns aplicativos e ferramentas que podem ajudar os profissionais que buscam ter um rendimento ainda mais produtivo no trabalho.
Muitas pessoas acabam pensando que sites e aplicativos de produtividade mais atrapalham do que ajudam. Mas, a verdade, é que eles são intuitivos e fáceis de serem usados, o que facilita para você adaptar a sua rotina e se acostumar rapidamente com cada um deles.
5 ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade
Essas ferramentas vão te ajudar a se concentrar, ter entregas melhores e conseguir cumprir os prazos sem precisar se desdobrar em mil versões de si mesmo. Confira abaixo a nossa seleção com dicas de produtividade:
1 – Google Agenda
Com uma conta no Google é possível utilizar todas as funcionalidades que ele oferece e uma delas é o Google Agenda. Nele, você consegue gerenciar compromissos da equipe, agendar reuniões e outras atividades, além de conseguir encontrar as pessoas para determinados compromissos.
Ter uma agenda compartilhada acaba facilitando o dia a dia das equipes, pois não há a necessidade de perguntar pessoalmente ou mandar uma mensagem para saber se aquela pessoa está ou não disponível para um compromisso.
O uso é ainda mais simples. Basta lançar as atividades nos calendários e aguardar as confirmações ou, se necessário, trocar a data de acordo com a disponibilidade dos envolvidos.
Outra boa opção é o Outlook Calendar, caso você ou a empresa que trabalha use os produtos da Microsoft, que tem as mesmas funções que o Google Agenda. Outras opções são Wave Calendar e o iCloud Calendar, sendo ambos com as mesmas funções que os dois anteriores.
2 – Spark
Se você não consegue administrar a quantidade de e-mails que recebe e acaba perdendo os e-mails importantes para responder, o Spark é uma boa solução para a sua rotina. Esse aplicativo está disponível somente para iOS e Mac e pode mudar a forma como você trabalha com o seu e-mail.
Mesmo sendo exclusivo do sistema iOS, ele funciona com a maioria dos provedores de e-mail e você tem a opção de criar uma conta personalizada. Mas, você deve estar pensando “como o Spark vai me ajudar?”, e nós te explicamos!
O aplicativo tem a função de:
- Categorizar os e-mails por prioridade;
- Agendar entrega de mensagens;
- Responder automaticamente solicitações mais comuns que você recebe;
- Sincronizar os seus compromissos e reuniões com o seu calendário.
O intuito do Spark é priorizar a agilidade, oferecendo atalhos customizados para você se organizar melhor. Também é possível arquivar, colocar mensagens em destaque e encaminhá-las para outros membros do seu time de forma rápida e prática.
3 – Trello
Se você trabalha com muitos projetos e tem dificuldade em gerenciá-los, o Trello, um aplicativo e site de produtividade, gerenciamento de projetos e de equipe, vai te ajudar. Ele tem conquistado cada vez mais espaço com os profissionais por ser fácil de usar, versátil e ter um layout totalmente intuitivo.
Algumas pessoas ainda não conseguem se entender com o Trello, mas o grande segredo dele é conseguir dividir os projetos em quadros, em que você inclui os membros da equipe envolvida e consegue dividir as funções em listas, cartões e tarefas.
É possível ter diversas equipes e sem limite de membros, e os integrantes de uma equipe podem participar de outros quadros sem precisar criar uma nova conta e não precisa, necessariamente, ser com a mesma equipe, por exemplo.
Você também consegue colocar checklists dentro de cada tarefa, incluir a data de início e de entrega daquela demanda, anexar fotos, links e documentos e até integrar com outros aplicativos de produtividade que você ou a empresa usam.
Esse aplicativo que vai facilitar e aumentar a produtividade no trabalho está disponível na versão mobile para iOS e Android, e também tem a opção de utilizar a versão desktop em todos os computadores. O melhor disso tudo é que a sua versão mais simples (e completa) é gratuita.
4 – Focus To-Do (método Pomodoro)
O método Pomodoro é conhecido por muitos profissionais e utilizado em diversas organizações, pois é considerado um dos métodos mais consagrados para se tornar produtivo. Ele tem todo um embasamento científico e te ajuda a focar nas tarefas durante 25 minutos sem interrupções e ter 5 minutos de intervalo.
Essa técnica é eficiente por conseguir diminuir as distrações e ajudar na concentração em uma única tarefa. Isso também te ajuda a ter motivação porque os intervalos de descanso são considerados recompensas — o que estimula o seu cérebro. Para entender melhor como o método Pomodoro funciona, listamos os pontos principais dele:
- Faça uma lista de tarefas e coloque o cronômetro em 25 minutos;
- Foque totalmente em uma única tarefa até o cronômetro zerar;
- No final, marque a tarefa como completa e faça 5 minutos de intervalo;
- Após repetir 4 vezes esses três primeiros pontos, tire um descanso maior entre 15 e 30 minutos.
Com o aplicativo Focus To-Do isso fica ainda mais fácil, pois ele possui uma interface simples e suas principais funções são gratuitas. Ele está disponível para celulares Android e iOS.
5 – Freedom
As redes sociais chamam mais sua atenção e você acaba perdendo muito tempo do seu dia nelas rolando o feed? O Freedom é um aplicativo que foi desenvolvido para bloquear esses sites e é ótimo para quem não resiste em dar “só uma olhadinha” nas redes sociais, que promete ser rápido e acaba perdendo mais tempo do que devia.
Você tem a liberdade de montar a lista com URLs para bloquear ou impossibilitar completamente o acesso à internet. Outro ponto positivo é que ele está disponível para todos os sistemas de computadores e tem a versão gratuita com essas funcionalidades — mas, é possível liberar mais recursos por US$ 2.50.
É importante ressaltar que ninguém nasce produtivo, pois isso é algo que você vai construindo e adquirindo conforme o tempo. Treine para aumentar a produtividade, mantenha o foco e logo fará parte do time de produtivos. Agora, confira 4 hábitos que atrapalham a sua produtividade e você nem imagina.
