É importante saber como administrar o controle do tempo no trabalho para que se possa melhorar a produtividade. Afinal, o tempo pode ser seu melhor amigo ou seu pior inimigo. Os prazos tanto te ajudam a manter uma rotina organizada, como também acabam impondo pressão em meio às tarefas.
Vale prestar atenção em algumas dicas para que você não fique perdido entre os prazos e não caia na temida procrastinação, que é quando você deixa um assunto para resolver depois. A partir do momento em que isso se torna corriqueiro, passa a ser prejudicial.
O primeiro passo para deixar o tempo a seu favor é reconhecer que você está procrastinando. Isso já te ajuda a identificar o que pode ser feito para mudar tal comportamento, que pode ser desencadeado por causa do tédio, do estresse ou pelo caráter desagradável de determinadas tarefas (você sempre deixa para depois uma atividade que não quer fazer, afinal de contas).
Como manter o controle do tempo no trabalho e melhorar a produtividade
Existem hábitos e ferramentas que podem contribuir para tornar o tempo a seu favor. Basta estar aberto às possibilidades e buscar disciplina em seu cotidiano para que nenhuma tarefa deixe de ser entregue no momento correto. Atrasos impactam negativamente a sua visibilidade no trabalho e podem atrasar uma possível promoção ou, em casos mais extremos, até mesmo levar à sua demissão.
1 – Tenha uma agenda
A agenda é essencial para manter controle sobre as atividades que devem ser feitas. Pode parecer sem importância, mas colocar as suas tarefas no “papel” te ajuda a alcançar clareza sobre o que ainda falta.
Felizmente, com a ascensão da tecnologia, você não precisa exatamente ter uma agenda de papel para andar para cima e para baixo. Existem diversas ferramentas que cumprem com esse propósito, e tudo o que se precisa é do celular.
O próprio Google tem a agenda que mostra todos os seus compromissos, o que te ajuda a não deixar passar despercebida aquela determinada reunião. Mas se você precisa de algo mais prático, no sentido de controlar as tarefas, o Trello pode ser a opção ideal. Por lá, você administra várias colunas (do tipo “a fazer”, “fazendo” e “entregue”).
2 – Dê uma pausa nas redes sociais
Uma das principais causas para a procrastinação e a improdutividade no trabalho é a utilização das redes sociais. Por isso, deixar um pouco de lado para investir o tempo unicamente no trabalho pode ser um bom método de se manter atento à tarefa que tem em vista.
Existem alguns recursos que podem te ajudar nessa árdua missão (porque sabemos que ficar longe das redes sociais não é exatamente fácil, com notificações pipocando a todo o tempo).
Para ter uma noção, no Instagram, por exemplo, ao acessar as configurações da conta, a opção “Sua Atividade” permite definir lembretes para fazer pausas ou limitar o tempo de uso diário.
3 – Invista no método Pomodoro
Já ouviu falar do método Pomodoro? Consiste, justamente, em contabilizar o tempo a favor da sua produtividade. A técnica consiste na utilização de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos.
Na prática, você tira um tempo para beber uma água, um café, mas assim que sentar no computador para fazer uma determinada tarefa, precisa colocar o cronômetro em 25 minutos. Dentro desse período, nada de fazer pausas. Sem abrir novas abas, levantar para pegar alguma coisa, abrir o celular para ver se aquela mensagem chegou. Esses 25 minutos são exclusivamente voltados para a demanda que você deve entregar.
4 – Pausas são importantes, desde que bem organizadas
Fazer pausas é muito diferente de procrastinar. A procrastinação faz com que você deixe para depois um assunto importante. A falta de pausas pode justamente facilitar que ela aconteça. Tirar intervalos entre uma tarefa e outra é importante para deixar o cérebro “reiniciar”.
Então faça o seguinte: terminou aquela demanda específica? Não comece outra antes de fazer uma pausa. faça tudo o que precisa fazer antes de começar essa atividade nova.
Os intervalos fazem bem para a saúde mental, e ainda fazem com que torne mais fácil encontrar possíveis erros na sua entrega, por exemplo. Quando se vê “de fora”, esse distanciamento destaca as imperfeições. Quando você faz tudo com o cérebro já cansado daquela atividade, certos erros podem passar despercebidos.
5 – Tenha as prioridades bem definidas
O que você precisa fazer primeiro? Qual a tarefa mais importante do seu dia, aquela que não pode esperar ou que não pode ser adiada? Termine essa antes de se dedicar a qualquer outra. Para isso, vale estabelecer bem as metas de curto, médio e longo prazo.
Juntamente com a agenda, você pode verificar o que é mais urgente e o que pode esperar. Isso te ajuda a se livrar daquela sensação de sobrecarga, em relação às tarefas. Lembre-se de concentrar suas atenções em uma coisa de cada vez ou você não vai conseguir finalizar nada.
6 – Busque conhecimento
Você também pode aprender a administrar o controle do tempo no trabalho através de um curso, como uma pós-graduação em 6 meses reconhecida pelo MEC, por exemplo. São incontáveis as possibilidades.
