Para medir o sucesso e os resultados das estratégias aplicadas por uma empresa, é necessário avaliar os indicadores corretos. Em alguns casos, ver os resultados é mais fácil: aumento de vendas ou corte de gastos, por exemplo. Em outros cenários, é preciso saber como definir e implementar KPIs que ajudem a fazer essa análise.
KPI é uma sigla em inglês que significa “Key Performance Indicator”, ou “Indicador-Chave de Desempenho”, em português. Tratam-se de indicadores que são definidos antes da implementação de um projeto, na fase de planejamento e estratégia, que ajudarão a analisar os resultados obtidos.
Eles podem – e devem – ser aplicados em várias áreas do negócio, e baseiam as informações em dados, não em achismos. O setor de Recursos Humanos pode defini-los para verificar o desempenho das equipes, e a área de Comunicação para analisar o impacto das ações realizadas, por exemplo.
Com esses instrumentos de gestão fica mais fácil avaliar se as estratégias estão dando certo, ou se é necessário recalcular a rota. Nesse caso, com dados em mãos, fica mais fácil trabalhar novos métodos ou processos mais assertivos.
Tipos de KPIs
Existem diversas categorias de KPIs, com objetivos distintos. Mas antes de explicar os principais tipos, é preciso entender como eles são definidos. Existem três divisões principais que devem ser aplicados, pois cada um tem um propósito:
KPIs primários: estão diretamente ligados com os resultados almejados. Estão relacionados aos objetivos do negócio e indicam se a empresa está ganhando dinheiro, vendendo, ou tendo sucesso em seu core business. Por exemplo, se a empresa busca aumentar o tráfego de seu site, aqui é onde se avaliam os números relacionados às visitas e acesso.
KPIs secundários: estão ligados ao primeiro, mas envolvem outras análises feitas para determinar se os KPIs primários estão sendo alcançados. No caso do tráfego comentado acima, incluem informações sobre a origem dos acessos, tempo de permanência, taxa de rejeição, entre outros.
KPIs práticos: aqui são avaliados em detalhes os dados relacionados às ações desenvolvidas para chegar no objetivo final. No caso do site, são feitas campanhas nas redes sociais? Ads pagos no Google? Anúncios em sites? Quaisquer que sejam as estratégias, vão gerar uma série de números, que devem ser avaliados de forma específica.
Com isso em mente, vamos entender os tipos de KPIs:
Qualidade
São indicadores relacionados ao produto ou serviço oferecido. Avaliam erros e imprevistos durante o processo produtivo, além de medir a eficiência da produção.
Produtividade
Aqui são avaliados os resultados obtidos em relação ao tempo de execução e recursos utilizados. Ou seja: quanto custa e quanto tempo leva para concluir uma ação.
Estratégicos
Os KPIs estratégicos não estão relacionados às atividades rotineiras da empresa, mas sim a soma de ações feitas para alcançar os objetivos estratégicos. Estão atrelados aos indicadores primários, e devem ser avaliados constantemente para garantir que a empresa siga caminhando para sua visão de futuro.
Capacidade
A qualidade indica quão rápida e eficiente é uma produção, mas ela tem limites. A entrega mais rápida pode não ser a melhor e isso compromete o resultado final do processo. Portanto, a capacidade determina quanto uma empresa é capaz de produzir dentro de seus padrões de qualidade e produtividade.
Como implementar KPIs em 4 passos
Como falamos, os indicadores serão definidos depois que as estratégias e objetivos estiverem alinhados. Para saber o que medir, a organização tem que ter claro o que pretende alcançar. Com isso, confira como implementar KPIs em quatro etapas:
1 – Defina os indicadores
Para manter o exemplo já utilizado, digamos que uma empresa que aumentar o tráfego no site e aumentar as vendas online. Para isso, ela precisa saber o quanto é capaz de produzir, quanto pode investir em marketing e quais ações precisará desenvolver. Tudo isso faz parte da estratégia da organização.
Com isso definido, o primeiro passo é estabelecer quais indicadores ela precisa. Isso inclui os primários secundários e práticos, além dos estratégicos, de qualidade, produtividade e capacidade.
2 – Trace metas
Mesmo que o objetivo final seja aumentar as vendas, o que representará em aumento na produção, e até na ampliação da equipe, as metas devem ser tratadas de forma realista. Por isso, indica-se dividi-las através do método SMART (sigla em inglês):
- Específicas (S);
- Mensuráveis (Measurable);
- Alcançáveis (Achievable);
- Relevantes (Relevant);
- Com prazo bem definido (Time-based).
3 – Acompanhamento e coleta
Desenvolver esses indicadores não fará diferença se eles não forem avaliados e analisados constantemente. É preciso ter responsáveis para fazer a coleta e acompanhamento desses dados, que devem ser divulgados para que as equipes avaliem se os números condizem com os objetivos e metas.
4 – Melhoria contínua
Com isso, deve-se estabelecer um sistema de melhoria contínua. Ao avaliar constantemente esses indicadores, as equipes terão uma visão mais aprofundada e poderão sugerir mudanças que ajudem a melhorar os índices.
Profissionais capazes de fazer essas análises e conhecer os indicadores adequados são muito valiosos para as empresas, e as pessoas que estão em busca de crescimento profissional devem investir em conhecimento e especialização. A Unopar oferece diversas opções de pós-graduação EAD que podem oferecer as ferramentas para essa qualificação.
Com isso, os colaboradores saberão como definir e implementar KPIs, melhorando os resultados da organização e tornando-se indispensáveis e mais valorizados.
