É difícil que um setor desenvolva apenas um projeto por vez na empresa. O mais comum é que as equipes se envolvam em diferentes ações com níveis de importância e dificuldade diferentes. Quando isso é mal administrado, é comum chegar no fim do dia e achar que o que foi produzido não é, de fato, relevante para os objetivos da empresa. Por isso, é preciso equilibrar as demandas de diferentes projetos e gerenciá-los de acordo com a urgência adequada.
Isso é ainda mais essencial em cargos de liderança, já que o líder tem um papel central na delegação de tarefas e administração dos resultados. Mas, na prática, manter esse equilíbrio é desafiador, pois envolve a capacidade do time, o tempo hábil, pressões e exigências externas, entre outras coisas.
O que é gestão de demandas?
Ao longo do dia, os profissionais têm diversos afazeres, entre atividades rotineiras e etapas de projetos. O mesmo acontece com o setor, que tem metas e precisa administrar o andamento de diferentes projetos.
O que torna esse processo mais complexo é que geralmente os times lidam com várias demandas ao mesmo tempo, e para equilibrá-las é preciso se planejar. Além disso, quando se fala em uma organização, existem demandas externas e internas, e ambas são importantes e devem ser consideradas pela gestão.
Além disso, a falta de planejamento para isso pode levar a problemas que vão desde atrasos que afetam a reputação da organização, até problemas relacionados à saúde mental dos colaboradores sobrecarregados.
Por que é importante equilibrar as demandas?
Entenda por que é importante equilibrar as demandas:
Qualidade nas entregas
Quando prazos e etapas escapam pelas mãos, isso acaba afetando o resultado. Se uma parte não foi entregue, ou se a demanda não teve o tempo adequado para ser desenvolvida, isso afetará a qualidade final da entrega.
E isso pode acontecer em qualquer setor da empresa, seja a má gestão de recursos, ações de marketing ou etapas logísticas, por exemplo.
Diminuição de retrabalho
Em muitos casos, os projetos envolvem mais de uma área da empresa, portanto a comunicação precisa ser eficiente para que cada um realize sua parte. Se essa troca flui, há menos retrabalho e os profissionais contam com mais tempo disponível para trabalhar em outras demandas.
Melhor fluxo de trabalho
Equilibrar as demandas envolve a criação de processos que ajudem cada colaborador e área a entenderem o tempo hábil, os recursos e as ferramentas necessárias para a execução das tarefas.
Assim, ele deve estar relacionado à padronização do fluxo de trabalho, tornando a produção mais eficiente, e garantindo que os profissionais sejam capazes de compreender a urgência e relevância de cada demanda.
Como equilibrar demandas de diferentes projetos?
Com isso em mente, como então, equilibrar cada demanda e garantir que os profissionais tenham o tempo e os recursos necessários? Como essa gestão envolve diferentes áreas da empresa, é preciso manter uma boa comunicação e estabelecer padrões.
O uso de ferramentas digitais também pode ajudar, permitindo que as pessoas entendam como os projetos estão fluindo, em que etapa estão e qual seu papel no todo.
Veja quatro dicas para equilibrar demandas com eficiência:
1- Saiba priorizar
Não é porque o mesmo trabalho é feito para dois clientes que eles levarão o mesmo tempo, por exemplo. Algumas ações são mais morosas, ou exigem ajustes no processo. Além disso, muitas vezes as equipes gastam muito tempo com atividades ou processos que não são prioritários.
Portanto, saber priorizar permite entender o que é mais importante no dia, na semana e na rotina das pessoas e equipes.
2- Crie um ambiente colaborativo
Como falamos, a administração das demandas deve partir da liderança e, se os líderes forem capazes de criar um ambiente colaborativo na equipe, ficará mais fácil para os colaboradores equilibrarem seus afazeres e se apoiarem na conclusão dos projetos.
Isso envolve uma boa comunicação, para que todos estejam alinhados e entendam as atividades individuais e como cada um contribui para o resultado final.
3- Utilize ferramentas de gestão
Como falamos, quando os colaboradores conseguem visualizar o todo, eles têm mais facilidade de compreender seu papel e de definir suas próprias prioridades. E isso pode ser mais fácil usando sistemas de gestão. Existem diversos tipos de softwares, desde mais complexos para grandes empresas até mais simples que são gratuitos e ideias para pequenos negócios.
Isso também deve incluir um cronograma, para que os prazos fiquem claros e os times consigam planejar quanto tempo têm para concluir determinado projeto.
4- Monitore o andamento das demandas
Checar o andamento das atividades é essencial para avaliar se o time está investindo seu tempo e dedicação nas atividades corretas, e que trarão resultados para a empresa. Além disso, quando algo parece atrasado ou não flui como o esperado, é possível fazer ajustes rapidamente sem comprometer a entrega final.
Saber como equilibrar demandas de diferentes projetos é uma importante característica da liderança e profissionais que almejam essa posição devem estar preparados. Conheça mais sobre o tema e se especialize com o curso de MBA completo em Gestão de Projetos.
