Apesar de estar sendo amplamente divulgada e aplicada pelas empresas atualmente, o método Kanban foi criado pelo engenheiro industrial e empresário, Taiichi Ohno, que inovou ao aplicar o sistema na empresa automobilística japonesa Toyota na década de 1940 e se integrou ao método JIT (Just in Time), um sistema de administração e produção para concluir as etapas de um processo de forma rápida, objetiva e, claro, dentro do prazo.
Um dos principais motivos para o método de organização estar em alta novamente é por ele ser facilmente aplicado em um fluxo de trabalho remoto. Com ele, é possível organizar e visualizar grandes fluxos de trabalho como uma grande linha do tempo, podendo ser gerenciada fisicamente, por meio de quadros e post-its.
Afinal, o que é o método Kanban?
Se você pesquisar pelo método Kanban na internet, grande parte dos resultados será o mesmo: um quadro dividido por colunas e repleto de cartões ou post-its coloridos. Essa capacidade de colocar uma ideia ou processo para fora do pensamento e poder acompanhá-lo de uma forma visual, com a possibilidade de pegar cada tarefa com as mãos, faz com que tenhamos a sensação de que aquilo já está sob nosso controle e podemos moldá-los da forma que quisermos.
Como funciona?
Cada coluna disposta no quadro representa uma fase do processo, enquanto as tarefas efetivamente são escritas nos cartões ou post-its. Você também pode personalizar as cores que colocou no quadro baseado no tema da entrega, por exemplo, entrega de peças visuais, texto, design e envio para a impressão. Tudo isso pode ser legendado pelas cores que estão dentro da coluna.
Os cartões devem ser preenchidos por atividades individuais, com identificação do que se trata e uma breve descrição da atividade, se necessário. No caso do método Kanban ser aplicado para uma equipe, cada membro deve ter seus cartões e se responsabilizado pela execução da tarefa descrita.
Já as colunas representam um estágio no fluxo do progresso, ou seja, em que momento cada uma das atividades descritas no cartão está. Na primeira coluna encontra-se o to do, tarefas que precisam ser feitas, mas ainda não foram iniciadas. Em algumas empresas, o nome é modificado para o português e conhecido como “acumulado”.
A coluna do meio tem a designação “doing” e conta com uma série de atividades que estão em processo e em desenvolvimento. Já na última fileira, encontramos o “done”, uma série de tarefas que já foram finalizadas dentro daquele projeto.
Quais os objetivos do método Kanban?
1 – Visualização do processo
De forma prática, o método Kanban permite que todas as pessoas tenham acesso à planilha, tendo consciência de todas as atividades que estão para serem feitas, aquelas que estão sendo executadas e todo o trabalho que já foi feito. Para aqueles que estão desempenhando o trabalho em home office, o quadro ajuda a trazer um modelo mental estimulante que aumenta a produtividade.
Isso porque é possível organizar de uma forma mais prática tudo aquilo que precisa ser entregue, diminuindo as chances de esquecimento ou atraso. Ele também faz com que as pessoas consigam ter uma visualização de tudo aquilo que já entregaram e se inspirarem para entregar mais e melhor.
2 – Limitar a quantidade de trabalho em progresso
Você sabe quantas atividades você faz durante o dia? Existem muitas pessoas que acreditam que estão sendo pouco produtivas durante o dia, quando na verdade trabalham com muitas atividades ao mesmo tempo e têm dificuldade de entregar todas elas. Ao colocar no quadro, fica mais fácil visualizar as suas prioridades e entender se você está se sobrecarregando ou se só precisa definir melhor o seu tempo para cada tarefa.
Para a empresa, fica fácil de visualizar quem está fazendo o que, a diferença de distribuição de responsabilidades entre os membros da equipe e implementar uma metodologia ágil para finalizar cada cartão fixado.
3 – Aprender a gerenciar tempo e fluxo
Depois que você pega o jeito, fica mais fácil de conseguir implementar o método em outras áreas da vida, como na forma de estudar, por exemplo. Quando a especialização segue o modelo EAD, são os alunos que fazem seu próprio esquema de trabalho, se organizam melhor e têm mais flexibilidade.
Um dos principais cursos que usufrui do método Kanban de forma eficaz é a Engenharia de Qualidade, afinal os processos são longos e detalhados. Ficou interessado em conhecer o nosso curso e implementar isso na sua empresa? Faça o curso de pós-graduação Engenharia de Qualidade EAD e esteja sempre um passo à frente.
