Você está buscando uma forma de gerenciar melhor os seus projetos no trabalho ou organizar as atividades pessoais? Então, precisa descobrir o que é Kanban e como essa metodologia pode te ajudar. Esse sistema, criado há mais de 80 anos, tem auxiliado até hoje empresas adeptas de metodologias ágeis a otimizarem seus fluxos de trabalho e, consequentemente, alcançarem melhores resultados.
Se você quer saber para que serve o Kanban, quais são seus benefícios e como usá-lo na prática, leia este artigo!
O que é Kanban?
Kanban é um método de gerenciamento de fluxo de trabalho que utiliza cartões coloridos de sinalização. Ele permite a visualização do status de processos através de um quadro com colunas dinâmicas nas quais esses cartões são movimentados.
Nessa metodologia, todas as pessoas envolvidas em um projeto podem visualizar o que precisa ser feito, o que está sendo feito e o que já foi finalizado. Por isso, podemos dizer que o Kanban é uma forma muito eficiente de identificar problemas no fluxo de trabalho. Fácil de visualizar, ele garante que você ou qualquer outro membro do time perceba e corrija falhas do processo rapidamente.
Isso acontece porque o método tem como fundamento a metodologia Lean, que foca em reduzir o desperdício e entregar mais valor, tendo sempre como objetivo principal a melhoria contínua.
Qual é a origem do sistema Kanban?
Para entender para que serve o Kanban, é preciso primeiro conhecer as suas raízes. E a realidade é que o conceito deste método já existe muito antes de ser parte da metodologia Lean e da rotina de grandes empresas.
No início de 1600, o Japão começou a retomar a economia após períodos turbulentos de guerra e, com isso, muitas lojas começaram a ser criadas. Para se destacar em meio a tanta concorrência e chamar a atenção dos clientes, os comerciantes criaram cartões personalizados para pendurar na frente das lojas, os chamados KanBan.
Daí, surgiu a definição do termo Kanban: “Kan”, que em japonês é placa, e “Ban”, que quer dizer “cartão”. Ou seja, o significado de Kanban em português é algo como “cartão” ou “sinalização”.
Leia também: O que são metodologias ágeis e como utilizá-las?
Mas o sistema como conhecemos hoje começou a ser usado pela Toyota nos anos 1940, para agilizar os processos de fabricação de automóveis. Nesse período, a montadora, que ainda não era a gigante que conhecemos hoje, não ia tão bem e queria passar a competir com a indústria americana.
Para mudar esse cenário e aumentar a produtividade e a prevenção contra o desperdício, o engenheiro industrial Taichi Ohno apresentou o Sistema de Produção Toyota, do qual o Kanban fazia parte.
Basicamente, ele começou a usar o sistema para movimentar e fornecer itens sem que houvesse o abastecimento de materiais sem solicitação. Os cartões de informação eram utilizados para controlar a produção de acordo com a demanda.
Como usar a metodologia Kanban?
Agora que você já sabe o que é Kanban, vamos entender melhor como ele funciona na prática.
Ao iniciar um projeto, você precisará de um quadro – pode ser uma lousa, um cartão ou até mesmo uma parede – e de cartões coloridos como os post-its. Cada um deles representará uma tarefa do seu processo.
Divida o seu quadro em três colunas conforme abaixo:
- To do (a fazer): Coloque os cartões com as tarefas que você precisa fazer nesta lista;
- Work (fazendo): Aqui, coloque os post-it com as tarefas que você está fazendo no momento;
- Done (feito): Nessa lista, você colocará as tarefas que já foram concluídas.
Então, se você já começou a fazer uma tarefa que estava na lista “to do” é só arrastá-la para a coluna “doing”. E se você já finalizou um trabalho que estava na coluna “doing”, arraste-a para a coluna “done”. Fácil, não é?
Essa é a forma mais tradicional e simples de usar a metodologia Kanban.No entanto, você pode personalizar o seu quadro mudando o nome das colunas ou aumentando a quantidade de etapas, como preferir. O importante é adaptar o método de forma que ele atenda às necessidades dos seus projetos.
Dica: procure estabelecer um limite de tarefas dentro de cada coluna do Kanban. Dessa forma, você não se atrapalha com o gerenciamento delas.
Como usar a metodologia Kanban online
Embora usar os cartões físicos seja uma forma muito útil de começar a usar a metodologia de forma básica, as versões digitais dos gerenciadores de tarefas oferecem maior flexibilidade, funcionalidade e visibilidade.
Conheça alguns dos melhores gerenciadores de projetos online:
Trello
Essa ferramenta inspirada na metodologia Kanban permite que você crie quadros, listas e checklists, de forma totalmente digital, simples e intuitiva. Você pode criar quadros de projetos com uma equipe e também ter os seus quadros individuais. O Trello pode ser usado com muitos recursos de forma gratuita, embora exista uma versão paga mais completa.
Asana
Quer gerenciar uma tarefa em grupo? Então, a Asana é uma ferramenta que você precisa conhecer. Ela permite gerenciar múltiplos projetos ao mesmo tempo e é indicado para empresas de todos os tamanhos.
Além de ser bem completo como gerenciador, tem uma ferramenta de comunicação com chat colaborativo para facilitar a integração entre membros do projeto. Essa ferramenta também possui versões gratuitas e pagas.
Todoist
Esse app permite criar e gerenciar painéis de forma simples. Com ele, você arrasta e solta as tarefas onde precisar, adiciona e reorganiza as seções como preferir. Enfim, podemos dizer que o Todoist é uma versão online e tão descomplicada quanto a versão tradicional do Kanban.
Como vimos, quando essa metodologia é aplicada dentro de empresas de qualquer tamanho ou até mesmo fora dos ambientes corporativos, é possível evitar o desperdício de recursos, direcionar os esforços de equipes de forma assertiva e gerar muito mais produtividade.
Agora que você já sabe o que é Kanban, como ele surgiu e como utilizá-lo, que tal adotar este sistema para melhorar processos e garantir melhores resultados?
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